5 herramientas que facilitan la rutina del administrador de alquiler vacacional

Cuidar algunos alojamientos de temporada de vacaciones es una manera fácil de aumentar sus ingresos mensuales sin mucho esfuerzo. No es en vano que esta actividad viene creciendo mucho en las capitales de Brasil. La parte de aumentar el ingreso mensual no se discute, solo que el esfuerzo, quizás usted esté de acuerdo, no es tan pequeño así. Sume algunos cuartos e inmuebles a más amigos que también quieren alquilar y que quieren su ayuda y la administración de estos inmuebles se convertirá en un negocio y en ocasiones en el principal ingreso.

Y como cualquier negocio que crece, administrar inmuebles lleva tiempo, necesita organización y optimización constante. Quien está en la rama sabe cómo hace toda la diferencia tener ayuda: una buena planificación financiera, organización eficiente de la limpieza, un contador y alguien que ayude en la administración de los anuncios en línea con todas esas pequeñas acciones de actualización de los calendarios, cobros, intercambios de mensajes con los huéspedes y también otros detalles que parecen no caber en la agenda de quien tiene que cuidar que todo el negocio funcione a la perfección.

 Como la profesión de administrador de inmuebles de temporada vacacional  es relativamente nueva aquí en Brasil, poco se habla todavía de herramientas de alquiler vacacional que ayuden a la rutina de este trabajo. Optimizar y organizar el negocio ha dependido más del intercambio de información con otros que están en el mismo barco y una alta dosis de inventiva y curiosidad para buscar posibilidades en internet y probar cosas nuevas.

Nosotros sabemos muy bien sobre eso, pues vivimos ese mercado todos los días. Y existen algunas herramientas en línea que son gratuitas o de un precio bajo y que facilitan mucho la rutina de quien administra inmuebles, esté comenzando o ya estando en el mercado desde hace algún tiempo.

 Vea nuestra selección de herramientas de alquiler vacacional:

1. Google Calendar

Aunque es bien conocido, mucha gente no lo usa para administrar inmuebles. Él tiene varios usos interesantes para ello y es mucho más conveniente y seguro que organizar su negocio en agendas de papel o Excel, pues queda salvado en la nube y usted puede acceder a él en su celular desde donde esté.

Algunos usos que usted puede hacer con él:

Tenerlo como calendario oficial de la disponibilidad de sus propiedades. Así usted se organiza y tiene donde consultar en la hora de actualizar el calendario de sus inmuebles en los sitios web de anuncios. Esto es particularmente interesante si alguien realiza estas actualizaciones para usted, pues la disponibilidad queda registrada en Google y su ayudante apenas realiza la consulta.

Google Calendar tiene notificaciones por e-mail y celular. Usted puede establecer una fecha y horario para las cosas importantes que debe hacer, como: coordinar la limpieza, check-in y check-outs, los pagos para los propietarios, los servicios y los empleados. Asegurándose de que todo fluya sin problemas y de que no se sienta abrumado. Además, es posible etiquetar a otras personas en la tarea, que también serán notificadas, dejando el trabajo de delegar y administrar de quien trabaja con usted mucho más fácil.

Usted puede integrar su Google Calendar con los calendarios de algunos sitios web de anuncios. Si usted usa Airbnb como canal de anuncio, usted puede hacer eso fácilmente siguiendo este paso a paso.

2. Trello

Trello es una herramienta súper simple de administración de proyectos, procesos, entre otras cosas. Es una herramienta totalmente gratuita que le puede ayudar a se organizar mejor en el cotidiano con sus huéspedes.

En Trello, usted puede crear un camino con las etapas que su huésped necesita pasar para tener una buena experiencia de hospedaje. Por ejemplo: Al hacer la reserva e inmediatamente después del pago, su huésped recibe un contacto de bienvenida. En este contacto usted puede puede preguntar el horario de check-in, dar consejos para el viaje y confirmar algunos datos del huésped. A continuación, hice un ejemplo de cómo puede usar Trello para administrar el flujo de invitados antes del check-in.

Las columnas son completamente editables, como las tarjetas que se mueven en la imagen de arriba. Dentro de la tarjeta, usted puede poner una serie de anotaciones que le facilitarán su vida

3. Google Drive

Almacenamiento

Google Drive tiene varias herramientas en línea gratuitas que pueden ser útiles para la administración de su negocio.

Para comenzar, usted puede almacenar todos los documentos importantes que tiene en la nube. De esta manera, estarán seguros incluso si su computadora le falla y usted podrá acceder a ellos desde cualquier lugar a través de la aplicación Google Drive en su celular. Otra ventaja es que puede compartir con cualquier otra persona que tenga una cuenta de Gmail.

Administración

Otra excelente herramienta de Drive es Google Planillas (o Google Sheets, en inglés), que es muy similar a Excel, pero usted hace las ediciones en línea. Usted puede usar planillas para administrar la lógica de la limpieza, de los pagos de las cuentas y el flujo financiero general.

¿Quiere un ejemplo práctico? Descargue nuestra planilla de Administración de su Alquiler Vacacional. Ella fue creada  en Google Planillas y auxilia con la organización financiera y la optimización de los lucros

4. Mailchimp

Si usted aún no se comunica con sus antiguos huéspedes por e-mail, usted puede estar perdiendo algunas oportunidades. Las personas que ya se hospedaron con usted  y que han tenido una buena experiencia tienen grandes posibilidades de hospedarse nuevamente cuando estén en la ciudad. Y lo más relevante que muchas personas se olvidan: los antiguos huéspedes pueden recomendar su propiedad para amigos y familiares o incluso en las redes sociales.

La comunicación por e-mail es una herramienta muy eficaz para mantener vivo ese contacto. No es intrusiva, es fácil de gestionar y tiene un costo bajísimo.

Algunas acciones que usted puede realizar:

• Envíe cupones de descuento después del check-out a cambio de reseñas de su propiedad;

• Enviar cupones que puedan pasarse a amigos hasta una fecha específica (siempre coloque una fecha límite para crear una sensación de urgencia);

• Enviar formularios de opinión después del check-out, incluidos los campos de cuando el huésped tenga la intención de regresar a la ciudad y enviar un cupón de descuento en el momento adecuado.

• En el check-in, enviar un e-mail de bienvenida con indicaciones sobre lo que hay que hacer y las reglas de la casa.

Mailchimp es fácil de usar y es gratuito y da para tener hasta 2000 contactos de email registrados. Tiene envío automático por un costo adicional.

 5. Stays

Actualizar precios y el calendario de sus días de hospedaje en los sitios web de anuncio no solo lleva tiempo, como puede fácilmente llevar a errores. Principalmente si usted anuncia en varios sitios web. Eso sin hablar en un posible overbooking y otros inconvenientes fastidiosos para resolver.

Los sistemas de administración facilitan la vida de los administradores de alquiler vacacional porque hacen eso en masa en apenas unos pocos clics. Si usted está en busca de automatizar y organizar todos sus procesos de administrador de inmuebles para profesionalizar y hacer crecer su negocio, la mejor opción es invertir en una herramienta completa y específica para ello.

Además de la fácil actualización de sus inmuebles en los sitios web de anuncio en línea, herramientas de administración como Stays también le permiten administrar los pagos de cuentas de sus inmuebles y el sistema de transparencia de cuentas con los propietarios de sus inmuebles, hacer marketing de sus alojamientos y tener un perfecto control financiero de todo lo que está sucediendo.

El punto principal de una herramienta «todo en uno» es que usted no necesita preocuparse con las integraciones y conversaciones entre los sistemas. En un solo lugar usted consigue administrar desde la limpieza hasta la entrada y salida de la caja.

Para usted que llegó hasta aquí en el artículo, ofrecemos una conversación gratuita con un Consultor de Stays. Además de presentarle la herramienta, él le mostrará cómo optimizar su rutina y vender más.