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Início » 5 ferramentas que facilitam a rotina do administrador de aluguel de temporada

5 ferramentas que facilitam a rotina do administrador de aluguel de temporada

  • David Cavalcanti
  • Ferramentas
  • 01/09/2016
  • 04/03/2021
  • 6 minutos
Sumário ocultar
  1. 1. Google Calendar
  2. 2. Trello
  3. 3. Google Drive
  4. 4. Mailchimp
  5. 5. Stays

Cuidar de algumas acomodações de temporada é uma maneira fácil de aumentar a renda mensal sem muito esforço. Não é à toa que essa atividade vem crescendo muito nas capitais do Brasil. A parte de aumentar a renda mensal não tem contestação, só que o esforço, talvez você concorde, não é tão pouco assim. Acrescente alguns quartos e imóveis a mais de amigos que também querem alugar e que querem a sua ajuda e a administração desses imóveis já vira negócio e por vezes a renda principal.


E como todo negócio que cresce, administrar imóveis toma tempo, necessita organização e otimização constante. Quem está no ramo sabe como faz toda a diferença ter ajuda: um bom planejamento financeiro, organização eficiente das faxinas, um contador e alguém para ajudar no gerenciamento do anúncios online com todas aquelas pequenas ações de atualização dos calendários, cobranças, trocas de mensagens com hóspedes e tantos outros detalhes que parecem não caber na agenda de quem tem que cuidar que todo o negócio funcione perfeitamente.

Como a profissão de administrador de imóveis de temporada é relativamente nova aqui no Brasil, pouco se fala ainda de ferramentas que ajudem a rotina desse trabalho. Otimizar e organizar o negócio tem dependido mais de troca de informação com outros que estão no mesmo barco e uma dose alta de inventividade e curiosidade para procurar possibilidades na internet e testar coisas novas.

Nós sabemos bem disso, pois vivemos esse mercado todo dia. E existem algumas ferramentas que online que são gratuitas ou de baixo preço e facilitam muito a rotina de quem administra imóveis, esteja começando ou já no mercado há algum tempo.

Veja a nossa seleção:

1. Google Calendar

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  1. 1. Google Calendar
  2. 2. Trello
  3. 3. Google Drive
  4. 4. Mailchimp
  5. 5. Stays


Apesar de bem conhecido, muita gente não usa para gerenciar imóveis. Ele tem vários usos interessantes para isso e é muito mais conveniente e seguro do que organiza seu negócio em agendas de papel ou excel, pois fica salvo na nuvem e você pode acessar no celular de onde estiver.

Alguns usos que você pode fazer dele:

Ter como calendário oficial da disponibilidade das suas propriedades. Assim, você se organiza e tem onde consultar na hora de atualizar o calendário dos seus imóveis nos sites de anúncio. Isso é particularmente interessante se alguém faz essas atualizações para você, pois a disponibilidade fica registrada no Google e o seu ajudante apenas faz a consulta.

calendário-aluguel-de-temporada

O Google Calendar tem notificações por email e celular. Você pode marcar data e horário de coisas importantes para se fazer como: faxinas a coordenar, check-in e checkouts, pagamentos para proprietários, serviços e funcionários. Garantindo que tudo flua sem problema e que você não se sobrecarregue. Além disso, é possível marcar outras pessoas na tarefa, que também serão notificadas, deixando o trabalho de delegar e gerenciar de quem trabalha com você muito mais fácil.

ferramenta-calendário

Você pode integrar seu Google Calendar com os calendários de alguns sites de anúncio. Se você usa o Airbnb como canal de anúncio você pode fazer isso facilmente seguindo esse passo a passo.

2. Trello

O Trello é uma ferramenta super simples de gerenciamento de projetos, processos, entre outras coisas. É uma ferramenta totalmente gratuita que pode te ajudar a se organizar melhor no cotidiano com os seus hóspedes.

No Trello, você pode criar uma caminho com as etapas que o seu hóspede precisa passar para ter uma boa experiência de hospedagem. Por exemplo: Ao efetuar a reserva e logo após o pagamento, o seu hóspede recebe um contato de boas-vindas. Nesse contato você pode perguntar horário de check-in, dar dicas para a viagem e confirmar alguns dados do hóspede. Abaixo fiz um exemplo de como você pode usar o Trello para gerenciar o fluxo de hóspedes antes do check-in.

trello-ferramenta

As colunas são completamente editáveis, como os cartões que movimento na imagem acima. Dentro do cartão, você pode colocar uma série de anotações que facilitarão a sua vida.

3. Google Drive

Armazenamento

O Google Drive possui várias ferramentas gratuitas online que podem ser úteis para a administração de seu negócio.

Para começar, você pode armazenar todos os documentos importantes que tiver na nuvem. Assim, eles estarão seguros mesmo que seu computador te deixe na mão e você poderá acessá-los de qualquer lugar pelo aplicativo do Google Drive no celular. Outra vantagem é que você pode compartilhar com qualquer outra pessoa que tiver uma conta no gmail.
drive

Gerenciamento

Outra ótima ferramenta do Drive é o Google Planilhas (ou Google Sheets, em inglês), que é muito parecido com o excel, mas você faz as edições online. Você pode usar planilhas para gerenciar a lógica das faxinas, dos pagamentos de contas e fluxo financeiro em geral.

Quer um exemplo prático? Baixe nossa planilha de Gerenciamento de seu Aluguel de Temporada. Ela foi feita no Google Planilhas e auxilia na organização financeira e otimização dos lucros.

4. Mailchimp


Se você ainda não se comunica com seus antigos hóspedes por email, você pode estar perdendo algumas oportunidades. Pessoas que já se hospedaram com você e tiveram boa experiência tem grandes chances de se hospedar novamente quando estiverem na cidade. E o mais relevante que muitas pessoas esquecem: antigos hóspedes podem indicar sua propriedade para amigos e familiares ou, até mesmo, nas redes sociais.

A comunicação por email é uma ferramenta muito eficiente para manter esse contato vivo. Ela não é intrusiva, é fácil de gerenciar e tem custo baixíssimo.

Algumas ações que você pode fazer:

  1. Enviar cupons de desconto depois do check-out em troca de resenhas da sua propriedade;
  2. Enviar cupons que podem ser repassados para amigos até uma data específica (sempre coloque uma data limite para criar o senso de urgência);
  3. Enviar formulários de opinião após o check-out, incluindo campos de quando o hóspede pretende voltar à cidade e enviar cupom de desconto no momento propício.
  4. No check-in, enviar um email de boas vindas com indicações do que fazer e regras da casa.

O Mailchimp é fácil de usar e é gratuito até 2.000 contatos de email cadastrados. Ele possui envio automático por um custo adicional.

MAILCHIMP

5. Stays

Atualizar preços e o calendário das suas diárias em sites de anúncio não só toma tempo como pode facilmente levar a erros. Principalmente se você anuncia em vários sites. Isso sem falar em possível overbooking e outros inconvenientes chatos de resolver.

Sistemas de gerenciamento facilitam a vida dos administradores de aluguel  temporada porque fazem isso em massa em apenas alguns cliques.

Se você está em busca de automatizar e organizar todos os seus processos de administrador de imóveis para profissionalizar e crescer seu negócio, a melhor opção é investir em uma ferramenta completa e específica para isso.


Além da atualização fácil de seus imóveis nos sites de anúncio online, ferramentas de gerenciamento como a Stays permitem ainda gerenciar pagamentos de contas de seus imóveis e sistema de transparência de contas com os proprietários dos seus imóveis, fazer marketing dos suas acomodações e ter um perfeito controle financeiro de tudo que está acontecendo.

O ponto principal de uma ferramenta “tudo em um” é que você não precisa se preocupar com integrações e conversa entre sistemas. Em um único lugar você consegue gerenciar desde faxinas até a entrada e saída de caixa.

Para você que chegou até aqui no artigo oferecemos uma conversa gratuita com um Consultor Stays. Além de te apresentar a ferramenta, ele te mostrará como otimizar sua rotina e vender mais.

  • Falar com um Consultor Stays 

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David Cavalcanti

David Cavalcanti

Pós graduado em Marketing, Publicitário e Consultor de Novos Negócios na Stays™

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