Como administrar uma pousada: um guia prático

Uma reportagem publicada no site da Revista Pequenas Empresas Grandes Negócios chama a atenção de quem se aventura no mercado de hospedagens. Conforme a notícia, administrar uma pousada de somente quatro quartos consegue ser lucrativa ao longo de todo o ano. Ao ler o texto, é possível perceber alguns aspectos em comum entre quem empreende neste segmento. Geralmente, quem se aventura na gestão de pousada começa a atividade de maneira secundária às demais, como quando o proprietário se aposenta de outra atividade e passa a investir – tempo e dinheiro – nesta.

Com o passar do tempo, no entanto, torna-se primordial uma atenção específica, já que o mercado turístico apresenta inúmeras possibilidades de sucesso, mas ao mesmo tempo é bastante competitivo. Hotéis tradicionais e aluguel de temporada, por exemplo, estão aí para comprovar. Pensando nesse contexto desafiador, no post de hoje nós vamos te dar algumas orientações sobre como administrar uma pousada.

Administrar todas as tarefas de maneira fluida, garantindo ótimo atendimento e, ao mesmo tempo, taxa de reserva satisfatória. Somente a partir dessa frase é possível se ter uma ideia sobre como gerenciar uma pousada pode ser complexo. É por isso que essa não deve ser uma função para amadores. É preciso profissionalização, principalmente em tempos de redes sociais, em que uma má experiência é convertida quase que automaticamente em avaliações em sites de viagens específicos e, consequentemente, pode destruir a reputação de uma marca e de um destino.

Mesmo se a sua pousada ainda for caracterizada como um pequeno negócio, é preciso levá-la a sério o suficiente para organizar todas as funções de forma responsável. Contar com a ajuda de outras pessoas e, principalmente, de ferramentas tecnológicas específicas para esse mercado podem passar pela sua cabeça frente a esse cenário, não é mesmo? Afinal, é a taxa de ocupação, a avaliação do atendimento, a saúde financeiro e a estabilidade de renda que estão em jogo.

Nós listamos as tarefas que devem ser encabeçadas por quem quer saber como administrar uma pousada de maneira profissional. Depois de lê-las atentamente, convidamos você a nos dizer se não está disposto a pedir ajuda para deslanchar nos negócios. Confira:

Como administrar uma pousada? Para começar, controle as reservas

Mesmo se você só estiver anunciando em um ou no máximo dois locais, deve se preocupar com essa etapa do negócio. É preciso ter controle sobre as reservas que chegam – e, claro, com as que são canceladas também. Não raro, vemos pousadas por aí que ainda insistem na estratégia do caderninho, que é a pior opção em relação a sobre como gerenciar uma pousada.

Para começo de conversa, o ideal é que você nem tenha contato tão direto com as reservas. O que queremos dizer é que você não deve interferir nos pedidos que chegam, ou seja, eles não devem “esperar” pelo seu aval tão direto, como uma aprovação por e-mail ou um contato telefônico. Se houver necessidade desse intermédio de sua parte, pode haver demora no processo e, consequentemente, o hóspede pode desistir.

Dessa forma, a reserva deve chegar e, aí, você será notificado. Caso outra pessoa tente reservar para a mesma data previamente reservada, o sistema informará o quarto como indisponível. Isso mesmo: estamos falando de tecnologia para administrar uma pousadas.

Dar conta de tarefas internas

Recepcionar hóspedes, preparar o café da manhã, se encarregar do check-out e, por fim, fazer a faxina. Para começar tudo isso de novo. Mesmo se estivéssemos falando da pousada de quatro quartos citados acima, realizar todas essas tarefas sozinho é bastante desafiador. Para não dizer impossível, especialmente em períodos de férias ou feriado prolongado.

Dizemos isso não só pelo aspecto do cansaço físico, mas também pela possibilidade de se atrapalhar e deixar de fazer uma limpeza ou de abastecer o frigobar de um quarto. Esse cenário pode ser o prato cheio para um visitante ter uma experiência negativa e nunca mais voltar. Quando há controle total dessas funções por meio de ferramentas específicas , as chances de haver erro são mínimas e administrar uma pousada se torna muito mais fácil.

Estar com o financeiro é parte essencial de como administrar uma pousada

É provável que você tenha uma lista de fornecedores mais comuns, não é mesmo? À eles, você se encarrega dos pagamentos. Ao passo que, para os hóspedes, dá conta de receber as quantias pelo uso do espaço físico. Essas entradas e saídas de dinheiro, muitas vezes descompassadas, dão nó na cabeça de empreendedores que não estão tão habituados às finanças. É normal.

O que não é normal é continuar insistindo no erro. Gestores preocupados com as próprias pousadas devem estar abertos às possibilidades de um controle financeiro maior. Aceitar que é humanamente impossível ter saúde na contabilidade se não houver inteligência envolvida. Essa dica vale para todos, mas principalmente para quem está começando agora e, portanto, tem a chance de iniciar o negócio com educação financeira.

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Administrar os anúncios da pousada nos sites de reservas

Site próprio, online travel agencies e grupos em redes sociais específicas. São inúmeras as possibilidades de publicizar a sua pousada. Ao mesmo tempo, são inúmeras as chances de dois visitantes se interessarem pelo mesmo quarto na mesma data. Por esse motivo, é preciso controle do resultado de cada anúncio.

Além disso, é preciso ter, de tempos em tempos, um overview sobre a performance de cada um dos canais adotados por sua pousada. Airbnb e Booking, por exemplo, são duas das OTAs mais utilizadas por quem atua por temporada. A lógica de cada uma delas, no entanto, é completamente diferente e exige atenção diferenciada. O cuidado nessa etapa é fundamental não só no momento de criação do anúncio, mas principalmente de manutenção, a fim de que se seja assertivo.

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Gerir as reviews

Vemos incontáveis estabelecimentos por aí que oferecem recompensas para quem realizar uma avaliação acerca da experiência proporcionada em endereços como o TripAdvisor, como um cupom de 10% de desconto na próxima estadia. Também observamos, com frequência maior ainda, uma série de reviews desses mesmos locais sem o mínimo de retorno, ou seja, há gestores sem tempo ou sem saberem o que fazer frente a todo esse conteúdo – que tem enorme potencial, diga-se de passagem.

Nesse sentido, devemos dizer que é inadmissível deixar um hóspede sem retorno sobre um comentário deixado, seja no canal que for. É preciso que um profissional da pousada fique atento a esse tipo de interação: tanto para responder, quanto para extrair insights para o próprio negócio e, por que não, parabenizar determinado funcionário por algum elogio eventualmente recebido. Também é imprescindível que a promessa por aquela review seja cumprida, não é mesmo?

Leia também: Recebi avaliação negativa do hóspede, e agora?

A solução de como administrar uma pousada

Ufa! Listamos as atividades, os erros e as soluções mais comuns relacionadas a sobre como administrar uma pousada. É provável que você esteja se sentindo receoso. Calma, não queremos assustá-lo. Entendemos o quão difícil é realizar todas essas tarefas, especialmente quando se está começando.

Então, queremos tranquilizá-lo: existe a possibilidade de contratar uma ferramenta all-in-one, ou seja, que é capaz de executar tudo isso de maneira bastante independente. E o melhor disso tudo: acessível para todos os níveis de negócio, já que ajuda desde administradores de temporada, de pousadas e de grandes redes hoteleiras.

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