Problema común en servicios de hospedaje, el overbooking ocurre cuando hay más reservas en un periodo determinado que alojamientos disponibles para recibir a las personas.
Por lo tanto, se trata de una situación bastante incómoda. En el alquiler vacacional, el overbooking puede causar perjuicio a la reputación del anfitrión y a sus finanzas, debido a la necesidad de resarcir y encaminar a los huéspedes a otros alojamientos.
Evitar el overbooking puede ser una tarea fácil cuando los anfitriones apenas son responsables por la gestión de uno o dos inmuebles. Sin embargo, cuando se trata de lidiar con un negocio en crecimiento y de cuidar de la gestión de varios inmuebles, especialmente los de alquiler vacacional, es necesario adoptar algunas prácticas que tengan como objetivo evitar el overbooking o, al menos, minimizar sus impactos negativos.
Vea a continuación cuáles son las principales causas del overbooking en el alquiler vacacional y las prácticas más importantes para evitarlo.
¿Cuáles son las causas del overbooking?
Muchos factores pueden llevar al overbooking. Entre los más comunes se encuentran la adopción de estrategias agresivas de marketing sin el uso de una herramienta de channel manager, la precipitación en las ventas de no-show y el uso de estrategias de overbooking para aumentar los ingresos.
Marketing agresivo sin usar un channel manager
Es común que los gestores de inmuebles de temporada vacacional adopten estrategias agresivas de marketing digital para aumentar la ocupación de los inmuebles y los ingresos.
Sin embargo, dado que los gestores en general usan diferentes plataformas para anunciar los hospedajes, puede haber superposición de reservas, ocasionando el overbooking.
Por lo tanto, para que las estrategias sean eficientes en maximizar la tasa de ocupación de los inmuebles, es necesario integrar las agendas de reservas en las diferentes plataformas con el uso de una herramienta de channel manager.
Como el alquiler vacacional tiene características y necesidades específicas, lo más recomendable es buscar plataformas especializadas en este segmento, como Stays.
Precipitación en las ventas de no show
Las ventas de no show ocurren cuando un huésped con una reserva no se presenta para el check-in y el hospedaje vuelve a estar nuevamente disponible para ser reservado.
Sin embargo, imprevistos ocurren y pueden retrasar a los huéspedes, principalmente aquellos que viajan largas distancias.
Por lo tanto, no es raro que un huésped se atrase, descubriendo al llegar al inmueble, que la reserva ha sido cancelada, generando un problema de overbooking.
Para evitar este problema, lo más recomendable es intentar contactar al huésped y esperar un tiempo razonable antes de dejar el inmueble disponible para nuevas reservas. En algunos casos, puede ser mejor terminar el día sin una nueva reserva, en lugar de correr el riesgo de tener que lidiar con el overbooking.
Uso de overbooking para aumentar los ingresos
Algunas cadenas hoteleras y gestores de hospedajes se basan en estrategias de overbooking para maximizar la tasa de ocupación y los ingresos.
El fundamento de estas estrategias radica en la suposición de que la cancelación de algunas reservas es esperada y que, con ello, es mejor provocar el overbooking y maximizar los ingresos, aunque en algunos casos sea necesario asumir los costos de reasignación de los huéspedes.
Sin embargo, en un contexto de alquiler vacacional, en el que la experiencia de los clientes y sus evaluaciones son determinantes para el éxito de un negocio, el riesgo de esa estrategia es muy alto, además de ser una práctica antiética con los huéspedes.
¿Cómo evitar el overbooking en el alquiler vacacional?
Para concluir este contenido, a continuación presentamos las principales recomendaciones sobre cómo evitar el overbooking en el alquiler vacacional.
¡Vea y entienda lo que se necesita para profesionalizarse y no pasar por este problema!
Adopte un método claro para la confirmación de las reservas
Dado que la causa principal del overbooking es la falta de integración entre los anuncios en diferentes plataformas, nuestra primera recomendación es adoptar un método bien definido para la confirmación de las reservas.
Esto se puede hacer a través de un channel manager o de forma manual, direccionando a una persona responsable para la verificación de las fechas y las reservas con los respectivos clientes y actualizando el calendario de disponibilidad de los inmuebles en cada plataforma. Esta segunda opción, por supuesto, no se vuelve viable a medida que crece el negocio, lo que justifica la contratación de un software para automatizar la agenda de reservas.
Mantenga una política clara para las cancelaciones
Principalmente con el uso de sitios web de reservas directas, los anfitriones pueden sentirse más vulnerables a las situaciones de cancelación y de no- show de los huéspedes.
Una de las mejores formas de evitar estas situaciones es mantener una política de cancelación que defina de forma clara los derechos y deberes de los huéspedes. Las reglas establecidas para la cancelación se pueden expresar en el contrato de alquiler del inmueble, asegurando así una mayor seguridad debido al carácter legal y oficial del documento.
Además del contrato, es interesante dejar evidente la política de cancelación ya en el anuncio del inmueble, para que los huéspedes tengan conocimiento de las normas antes de efectuar la reserva.
Invierta en una comunicación asertiva
Muchos problemas se pueden evitar con una dedicación especial a la comunicación entre huéspedes y anfitriones.
Por ello, proporcionar diferentes canales de comunicación y mantener un diálogo activo desde el momento de la reserva hasta el momento del check-out es muy importante, no solo para evitar problemas como cancelaciones de última hora, sino también para garantizar una buena estancia a los huéspedes.
Además, el registro de las conversaciones es una forma de comprobación a presentar en los casos de resarcimiento por el no-show de los huéspedes u otros problemas.
No intente aumentar los ingresos con estrategias de overbooking
Mencionamos que algunas cadenas hoteleras y gestores de hospedajes adoptan estrategias de overbooking como una forma de maximizar los ingresos.
Sin embargo, esta es una estrategia altamente arriesgada que puede costar un precio alto para las evaluaciones de su inmueble y para su reputación en las principales plataformas de alquiler vacacional.
En lugar de ir por ese camino, opte por invertir en herramientas de gestión y en la profesionalización del negocio, aumentando los ingresos justamente por su buen desempeño como anfitrión y gestor.
Implemente un sistema de gestión de alquiler vacacional
Por último, nuestra última y más importante recomendación es implementar un sistema de gestión de alquiler vacacional que acabe con los errores operativos que provocan, entre otros problemas, el overbooking.
El software de Stays para gestión de hospedajes, por ejemplo, ofrece una serie de funcionalidades importantes en una única solución, como un sitio web con reservas directas, fijación de precios inteligente, gestión unificada de anuncios, informes y estadísticas de rendimiento, integración con formas de pago online, entre otras.
Y lo mejor de todo, es que a diferencia de lo que piensan muchos gestores, las herramientas de gestión no solo están disponibles para grandes empresas.
La plataforma Stays ofrece funcionalidades que atienden negocios de alquiler vacacional de todos los portes, auxiliando a los anfitriones en la operación del día a día y en las estrategias de crecimiento.
Entonces, ¿qué tal entender mejor cómo un software especializado en alquiler vacacional puede ayudar a su negocio? ¡Agende ahora mismo una conversación gratuita con un consultor de Stays!
