Overbooking no aluguel de temporada: o que é e como evitar

Problema comum em serviços de hospedagem, o overbooking ocorre quando há mais reservas em um determinado período do que acomodações disponíveis para receber as pessoas.

Trata-se, portanto, de uma situação bastante desconfortável. No aluguel por temporada, o overbooking pode causar prejuízo para a reputação do anfitrião e para as suas finanças, devido à necessidade de ressarcir e encaminhar os hóspedes para outras acomodações.

Evitar o overbooking pode ser uma tarefa fácil quando os anfitriões são responsáveis apenas pela gestão de um ou dois imóveis. Porém, ao lidar com um negócio em crescimento e cuidar da gestão de vários imóveis, especialmente os de aluguel por temporada, é preciso adotar algumas práticas que visam evitar o overbooking ou, ao menos, minimizar os seus impactos negativos.

Veja a seguir  quais são as principais causas do overbooking no aluguel de temporada e as práticas mais importantes para evitá-lo.

Quais são as causas do overbooking?

Muitos fatores podem levar ao overbooking. Entre os mais comuns estão a adoção de estratégias agressivas de marketing sem o uso de uma ferramenta de channel manager, precipitação nas vendas de no-show e o uso de estratégias de overbooking para aumentar o faturamento.

Marketing agressivo sem uso de channel manager

É comum que os gestores de imóveis por temporada adotem estratégias agressivas de marketing digital para aumentar a ocupação dos imóveis e o faturamento. 

No entanto, como em geral os gestores usam diferentes plataformas para anunciar as hospedagens, pode haver sobreposição de reservas, levando ao overbooking. 

Assim, para que as estratégias sejam eficientes em maximizar a taxa de ocupação dos imóveis, é preciso integrar as agendas de reservas nas diferentes plataformas com o uso de uma ferramenta de channel manager. 

Como o aluguel por temporada possui características e necessidades específicas, o mais recomendado é buscar plataformas especializadas nesse segmento, como a Stays.

Precipitação nas vendas de no-show

As vendas de no-show acontecem quando um hóspede com reserva não se apresenta para o check-in e a hospedagem é novamente disponibilizada para reserva.

Porém, imprevistos acontecem e podem levar ao atraso dos hóspedes, especialmente os que viajam grandes distâncias. 

Dessa forma, não é raro que um hóspede se atrase, descobrindo, ao chegar no imóvel, que a reserva foi cancelada, gerando um problema de overbooking. 

Para evitar esse problema, o mais indicado é tentar contato com o hóspede e aguardar um tempo razoável antes de disponibilizar o imóvel para novas reservas. Em alguns casos, pode ser melhor terminar o dia sem uma nova reserva do que correr o risco de ter que lidar com o overbooking.

Uso de overbooking para aumentar o faturamento

Algumas redes de hotéis e gestores de hospedagens se baseiam em estratégias de overbooking para maximizar a taxa de ocupação e o faturamento.

O embasamento para essas estratégias reside na suposição de que o cancelamento de algumas reservas é esperado e que, com isso, é melhor provocar o overbooking e maximizar o faturamento, mesmo que em alguns casos seja necessário arcar com os custos de realocação dos hóspedes.

Contudo, em um contexto de aluguel por temporada, em que a experiência dos clientes e as suas avaliações são determinantes para o sucesso de um negócio, o risco dessa estratégia é muito alto – além de ser uma prática antiética com os hóspedes. 

Como evitar o overbooking no aluguel por temporada?

Para concluir este conteúdo, a seguir apresentamos as principais dicas de como evitar o overbooking no aluguel por temporada. 

Confira e entenda o que é necessário para se profissionalizar e não passar por esse problema!

Adote um método claro para a confirmação de reservas 

Como a principal causa do overbooking é a falta de integração entre anúncios em diferentes plataformas, a nossa primeira dica é adotar um método bem definido para confirmação das reservas.

Isso pode ser feito por meio de um channel manager ou de forma manual, direcionando uma pessoa responsável pela conferência das datas e das reservas com os respectivos clientes e por atualizar o calendário de disponibilidade dos imóveis em cada plataforma. Essa segunda opção, é claro, não se torna viável à medida que o negócio cresce – o que justifica a contratação de um software para automatizar a agenda de reservas. 

Mantenha uma política clara para cancelamentos 

Especialmente com o uso de sites de reservas diretas, os anfitriões podem se sentir mais vulneráveis às situações de cancelamento e no-show de hóspedes.

Uma das melhores formas de evitar essas situações é manter uma política de cancelamento que defina de forma clara os direitos e deveres dos hóspedes. As regras estabelecidas para o cancelamento podem ser expressas no contrato de locação do imóvel, garantindo, assim, uma “camada” de segurança a mais devido ao caráter legal e oficial do documento.

Além do contrato, é interessante deixar a política de cancelamento evidente já no anúncio do imóvel, para que os hóspedes tenham conhecimento das normas antes de efetuarem a reserva.

Invista em uma comunicação assertiva

Muitos problemas podem ser evitados com uma dedicação especial à comunicação entre hóspedes e anfitriões.

Por isso, disponibilizar diferentes canais de comunicação e manter um diálogo ativo desde o momento da reserva até a etapa de check-out é muito importante não só para evitar problemas como cancelamentos de última hora, mas, também, para garantir uma boa estadia para os hóspedes. 

Além disso, o registro das conversas é uma forma de comprovação para apresentar nos casos de ressarcimento por no-show dos hóspedes ou outros problemas.

Não tente aumentar o faturamento com estratégias de overbooking

Mencionamos que algumas redes de hotelaria e gestores de hospedagens adotam estratégias de overbooking como forma de maximizar o faturamento.

Contudo, essa é uma estratégia altamente arriscada, que pode custar um alto preço para as avaliações do seu imóvel e para a sua reputação nas principais plataformas de aluguel por temporada.

Ao invés de ir por esse caminho, opte por investir em ferramentas de gestão e na profissionalização do negócio, aumentando o faturamento justamente pela sua boa atuação como anfitrião e gestor.

Implemente um sistema de gestão de aluguel por temporada

Por fim, nossa última e mais importante dica é implementar um sistema de gestão de aluguel por temporada que acabe com os erros operacionais que causam, entre outros problemas, o overbooking.

O software da Stays para gestão de hospedagens, por exemplo, oferece uma série de funcionalidades importantes em uma única solução, como site com reservas diretas, precificação inteligente, gestão unificada de anúncios, relatórios e estatísticas de desempenho, integração com formas de pagamento online, entre outras.

E o melhor de tudo é que, diferente do que pensam muitos gestores, as ferramentas de gestão não estão disponíveis apenas para grandes empresas. A plataforma da Stays oferece funcionalidades que atendem negócios de aluguel por temporada de todos os portes, auxiliando os anfitriões na operação do dia a dia e nas estratégias de crescimento.

Então, que tal entender melhor como um software especializado em aluguel por temporada pode ajudar o seu negócio? Agende agora mesmo uma conversa gratuita com um consultor da Stays!