Si te dedicas al negocio del alquiler vacacional, seguramente estás familiarizado con el término “overbooking”. Hace referencia a la sobreventa de algún servicio, o sea, cuando se vende una cantidad mayor a la que se puede ofrecer. En el caso del alquiler vacacional, se da cuando hay más reservas que alojamientos disponibles.
Dentro del sector del alquiler vacacional es bastante común que ocurran las reservas duplicadas. Al querer competir dentro del mercado, muchos anfitriones utilizan más de una OTA para anunciar sus propiedades. Por este motivo terminan vendiendo más habitaciones de las que se tienen.
En este artículo te vamos a contar todo lo que necesitas saber sobre este fenómeno. Cómo puedes evitarlo y qué hacer en caso de que te llegue a suceder.
Primero, ¿Qué es el overbooking?
Cuando hablábamos sobre overbooking o reservas duplicadas en rentas vacacionales nos referimos a la situación en la que un alojamiento es reservado por múltiples huéspedes para las mismas fechas debido a una sobreventa accidental o un error en la gestión de reservas.
Esto puede ocurrir cuando una propiedad se anuncia en varias plataformas sin una correcta sincronización del calendario, cuando hay fallos en el software de gestión, o incluso por errores humanos al aceptar reservas manualmente.
Este fenomeno puede generar problemas como la cancelación de última hora, reubicaciones forzadas de los huéspedes y daños a la reputación de tu empresa.
Por eso, para evitarlo, es fundamental que cuentes con la tecnologia necesaria para actualizar los calendarios en todas las plataformas en tiempo real y establecer políticas claras para manejar estos casos.
¿Por qué algunas empresas recurren a esta práctica?
A pesar que es contra indicado, algunas empresas recurren al overbooking como estrategia para maximizar ingresos y reducir pérdidas causadas por cancelaciones o no-shows (huéspedes que no se presentan). Esto es común en industrias como la hotelería, aerolíneas y rentas vacacionales, donde las reservas canceladas pueden representar un impacto financiero significativo.
Siendo así, algunas de las razones más comunes son:
- Optimización de la ocupación: Si históricamente un porcentaje de reservas se cancela, los anfitriones pueden aceptar más reservas de las disponibles para asegurarse de que la propiedad no quede vacía.
- Reducción de pérdidas económicas: Si un huésped cancela a última hora o no se presenta, la propiedad puede quedar sin rentar, lo que afecta la rentabilidad. Con el overbooking, hay más posibilidades de que la unidad esté ocupada.
- Estrategia de sobreventa en grandes cadenas: Algunas empresas que manejan varias unidades similares pueden aceptar más reservas de las disponibles, confiando en que pueden reubicar a los huéspedes en otra propiedad sin inconvenientes.
Causas del Overbooking
Las reservas duplicadas en rentas vacacionales pueden ocurrir por diversas razones, siendo las principales errores humanos y problemas en la gestión de reservas. Siendas así, las principales causas incluyen:
- Errores en la administración de reservas
Cuando un anfitrión o empresa gestiona múltiples alojamientos sin utilizar un channel manager, es posible que se realicen reservas duplicadas en diferentes plataformas sin sincronización automática. Esto puede llevar a sobreventas involuntarias. - No-show de huéspedes
Un no-show ocurre cuando un huésped reserva un alojamiento pero no se presenta, ya sea por la cancelación de un vuelo, un imprevisto personal o simplemente un cambio de planes sin previo aviso. - Falta de comunicación sobre llegadas tardías
En algunos casos, el problema no es una ausencia definitiva, sino un retraso en la llegada. Si el huésped no informa que llegará después del horario de check-in, el anfitrión podría reasignar la propiedad pensando que la reserva ha sido abandonada. En temporada alta, donde la demanda es alta, esto puede derivar en un conflicto de overbooking si el huésped finalmente se presenta.
¿Cómo evitar este fenomeno?
La mejor recomendación para evitar reservas duplicadas es a través del gestor de anuncios de Stays una herramienta diseñada para facilitar la administración de tu inventario en un solo lugar. Con esta funcionalidad, puedes actualizar y gestionar toda la información de tus alojamientos de manera rápida y centralizada, evitando errores y optimizando la experiencia de tus huéspedes.
Una de sus principales ventajas es que modifica la información de todas tus propiedades de forma sencilla sin necesidad de acceder a múltiples plataformas. Además, Sincroniza automáticamente tu contenido con las OTAs más importantes del mercado.
Esta funcionalidad es de gran ayuda para controla calendarios, precios y disponibilidad en tiempo real para evitar sobreventas y maximizar tus ingresos.
Otra recomendación es crear alianzas con otros hospedajes parecidos al tuyo. Con esto, puedes prepararte con antelación en fechas especiales o temporada alta. Si no llegas a cumplir con la reserva, tendrás una alternativa diferente a tu hospedaje para brindarle a tu cliente.
¿Cómo manejar el Overbooking dependiendo de la agencia?
En Airbnb
Con Airbnb, tendrías que cancelar la reserva realizada. Para ello, debes comunicarte con el cliente y pedirle que la cancele.
En el caso de tener que acudir al servicio de soporte,en la extranet de Airbnb para anfitriones, tienes la opción de cancelar. Tienes que hacer click en el menú de tres puntos y seleccionar “cambiar o cancelar”.
Si la reserva tenía como entrada las próximas 24 horas, puede que no te aparezca la opción de cancelar. En ese caso vas a tener que comunicarte con el servicio de soporte para que te ayuden a continuar con el proceso de cancelación.
Ten en cuenta que existen penalizaciones para las cancelaciones de las reservas. Algunas de ellas son:
- Se publicará una reseña automática en tu perfil y está no podrá ser eliminada.
- Se deducirá una comisión por el adelanto de la reserva. El monto va a depender de la fecha de la reserva y del tiempo de antelación con el que se canceló la misma.
- Tu calendario se va a bloquear, por lo que no podrás aceptar una reserva más dentro de la fecha de la reserva cancelada.
- Si la cancelación se realiza en la fecha del check-in, los clientes pueden dejar una reseña negativa en el perfil de tu anuncio.
- Si lograste llegar a Superhost con la cancelación de la reserva es posible que pierdas el reconocimiento.
En Booking
En el caso que tengas una reserva duplicada en Booking, lo primero que tendrás que hacer es comunicarte con el cliente para hacerle saber que deberá cancelar su reserva.
Para comunicarte con él podrás obtener los datos de contacto desde la opción “Reservas”, al darle click se abrirá una nueva página con los datos de contacto. Si no logras tener contacto con él por medio de la plataforma, puedes probar llamándolo a su número de contacto.
En el caso de no poder comunicarte con él, tendrías que notificar al área de soporte al anfitrión de Booking, para que encuentren una alternativa de alojamiento de igual calidad o superior.
Ten en cuenta que si la alternativa es conseguirle a tu cliente un nuevo alojamiento, lo normal es que sea uno de mejor calidad, por ende de mayor precio.
Tu como anfitrión deberás hacerte cargo de la diferencia en el precio entre ambas reservas. También es posible que tengas que costear el transporte a el nuevo lugar.
Vale la pena acotar que Booking no te cobrará una comisión por la reserva duplicada si tu alojamiento lleva menos de 30 días en la plataforma o si es la primera vez que te sucede esto en el plazo de los 12 meses. En caso contrario si se cobrará.
¿Qué derechos tienen los huéspedes por overbooking?
Legalmente los clientes tienen derecho a reclamar a su respectivo alojamiento en el caso de que se lleve a cabo la cancelación por overbooking. Tu empresa tiene el deber de conseguir un nuevo alojamiento en el caso que no pueda cumplir con la demanda.
Si el valor de la habitación que va a sustituir a la reservada inicialmente es menor, se deberá reembolsar el proporcional a cada cliente. En el caso que sea mayor, el anfitrión deberá completar la diferencia. También existe la posibilidad de que el cliente no acepte otra alternativa. En este caso se deberá reintegrar la totalidad del importe.
Debes considerar que un cliente puede exigir una indemnización por daños y perjuicios si lo considera oportuno, por lo cual es importante evitar llegar a esta instancia.
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Evita el overbooking con Stays
Las reservas duplicadas pueden convertirse en un gran problema para cualquier empresas de rentas vacacionales, afectando la experiencia de los huéspedes y la reputación de tu alojamiento. Sin embargo, con una gestión eficiente y el uso de las herramientas adecuadas, puedes evitarlo por completo.
La mejor solución es contar con un Channel Manager confiable que automatice la administración de tus propiedades y sincroniza tus anuncios en tiempo real. Stays es una de las mejores opciones del mercado para lograrlo.
¡Prueba Stays hoy mismo y descubre cómo simplificar la gestión de tus alojamientos de manera eficiente y sin riesgos!
Preguntas frecuentes
Las plataformas pueden penalizar a los anfitriones que cancelan reservas por overbooking, afectando su posicionamiento, limitando futuras reservas e incluso suspendiendo cuentas en casos recurrentes.
Algunas estrategias efectivas incluyen:
– Usar un Channel Manager para sincronizar calendarios.
– Bloquear fechas en otras plataformas después de una reserva confirmada.
– Implementar una política de reservas más restrictiva para evitar cancelaciones imprevistas.
Si te llega a pasar esto, es recomendable que:
1. Contactes al huésped lo antes posible.
2. Ofrezcas una solución alternativa, como una reubicación en otra propiedad de calidad similar.
3. Compenses a los huéspedes por las molestias si es necesario.
La legalidad del overbooking depende de las regulaciones locales y las políticas de cada plataforma. En muchos casos, los anfitriones deben cumplir con las condiciones establecidas en sus términos de servicio.
Aunque puede maximizar la ocupación, el overbooking conlleva riesgos como cancelaciones forzadas, sanciones y pérdida de reputación, por lo que no siempre es una estrategia recomendable.
1 comentário em “Overbooking: comprenda este fenómeno y cómo evitarlo”
Buenas noches
estoy interesado en afiliar mi alojamiento con ustedes, me encuentro en Colombia en la ciudad de Neiva, es un hotel totalmente nuevo