En el ámbito del turismo, al igual que en cualquier otro negocio, es fundamental contar con leyes y regulaciones que establezcan normas claras para su funcionamiento. Las rentas por temporada y los establecimientos de alojamiento turístico no son una excepción a esta regla. Por eso, en Colombia, desde el 2020 se comenzó a implementar la Tarjeta de Registro de Alojamiento, un documento obligatorio para todos los dueños y administradores de alquileres vacacionales.
Al implementar este documento, se busca tener un registro de la entrada y salida (check in y checkout) de todos los huéspedes. Esto a pesar de parecer más un papeleo u otro documento burocrático, es un paso importante para oficializar el oficio de las rentas por temporada.
En este artículo descubrirás todo lo necesario sobre el TRA y cómo beneficia al turismo en Colombia.
¿Qué es la Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA)?
La Tarjeta de Registro de Alojamiento, conocida como TRA, es un sistema implementado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia. Este sistema tiene como objetivo principal que los prestadores de servicios de alojamiento turístico – como tú – registren adecuadamente a sus huéspedes, en cumplimiento del artículo 22 de la Ley 2068 de 2020.
El aplicativo web de la TRA es gratuito para los prestadores de servicios de alojamiento turístico y está diseñado para tres grupos principales:
- Prestadores de Servicios de Alojamiento Turístico con PMS: Estos son aquellos que disponen de un sistema de gestión desarrollado para alojamiento (PMS) que les permite la conexión a internet y la transmisión de datos al SIAT. En este grupo encajarías tú, que trabajas con rentas de alquiler.
- Prestadores de Servicios de Alojamiento Turístico con conexión a Internet: Son aquellos que cuentan con conexión a internet pero no tienen un software especializado (PMS).
- Prestadores de Servicios de Alojamiento Turístico sin conexión a Internet: Este grupo incluye a los prestadores que no tienen acceso permanente a internet pero cuentan con un computador para registrar la información de los huéspedes.
Beneficios de utilizar la TRA
El registro adecuado de los huéspedes a través de la TRA ofrece varios beneficios, tanto para los huéspedes, como para ti que trabajas como administradores de propiedades:
Los beneficios de la Tarjeta de Registro de Alojamiento para el turismo colombiano son:
- Simplifica el proceso de registro para los prestadores de servicios de alojamiento turístico.
- Facilita a los pequeños establecimientos y viviendas turísticas llevar un registro digital de sus huéspedes.
- Proporciona información estadística para la toma de decisiones y la formulación de políticas públicas en el sector turístico.
- Mejora la seguridad tanto para el prestador turístico como para el turista al garantizar la trazabilidad de los servicios de alojamiento ofrecidos.
Consecuencias de no cumplir con la TRA
El incumplimiento en el registro de los huéspedes acarrea sanciones establecidas en la Ley 300 de 1996, modificada por la Ley 2068 de 2020. Estas sanciones incluyen multas que van desde 2 hasta 8 salarios mínimos legales mensuales vigentes, así como el cierre temporal del establecimiento por un máximo de 5 días, dependiendo de la reincidencia en la infracción.
Implementación de la TRA (Tarjeta de Registro de Alojamiento)
Para implementar la TRA, como eres prestador de servicios de alojamiento turístico debes tener tu Registro Nacional de Turismo (RNT) activo y acceso al correo electrónico registrado en la plataforma del RNT. Dependiendo de tu capacidad técnica y operativa, serás ubicado en uno de los tres grupos definidos por la Resolución 700.
En resumen, la Tarjeta de Registro de Alojamiento es una herramienta fundamental en la regulación y control del sector turístico, garantizando un adecuado registro de huéspedes y contribuyendo a la seguridad y transparencia en tu prestación de servicios de alojamiento.
¿Qué información aparece en el TRA?
La tarjeta deberá contener tu información como prestador de servicios turísticos de alojamiento y del huésped, siendo tu responsabilidad hacer constar que la información sea la correcta, de la siguiente forma:
- Información sobre prestador de servicios de alojamiento turístico y de tu establecimiento.
- Identificación de los prestadores de servicios de alojamiento turístico.
- Fecha de registro o actualización de la información.
- Actividad económica relacionada con el alojamiento.
- Prestador del servicio de alojamiento turístico (persona natural o jurídica u otro tipo de empresario).
- Tipo de identificación.
- Identificación del establecimiento.
- Matrícula mercantil.
- Registro Nacional de Turismo (RNT).
- Operador del alojamiento (cadena hotelera, entre otros).
- Razón social.
- Nombre comercial.
- Ubicación: departamento, municipio y dirección.
¿Cómo sacar la tarjeta de registro de alojamiento por primera vez?
Diligenciar el TRA puede hacerse totalmente por internet, por lo que ni siquiera necesitas desplazarte para hacer este proceso. Todo se gestiona a través de los sitios oficiales del Gobierno de Colombia. Estos incluyen la página web del Instituto Distrital de Turismo y el sitio oficial de la Tarjeta de Registro de Alojamiento.
Para explicar el proceso lo dividiremos en 2 partes:
Parte 1: Registrarse en el Registro Nacional de Turismo (RNT):
- Acceder al sitio web: https://www.idt.gov.co/es/obten-tu-registro-nacional-de-turismo-rnt-formalizate
- Crear una cuenta y diligenciar el formulario de inscripción.
- Subir los documentos requeridos.
- Realizar el pago de la inscripción.
- Recibir la confirmación del registro por correo electrónico.
Parte 2: Diligenciar la solicitud de la TRA:
- Ingresar al aplicativo TRA en el sitio web.
- Iniciar sesión con el usuario y contraseña del RNT.
- Seleccionar la opción «Solicitar TRA».
- Diligenciar el formulario de solicitud con la información del establecimiento de alojamiento.
- Subir los documentos requeridos (Certificado de Cámara de Comercio, Rut vigente, Documento de identidad del representante legal, entre otros)
- Realizar el pago de la tasa de la TRA.
- Enviar la solicitud y esperar la aprobación.
Luego de terminar estos pasos, la aprobación de la solicitud de la TRA puede tardar hasta 10 días hábiles. Sobre el costo de la inscripción en el RNT varía según el tamaño del establecimiento de alojamiento. Recuerda también que la tasa de la TRA también varía según el tamaño del establecimiento de alojamiento.
Como recomendaciones finales no olvides leer cuidadosamente las instrucciones antes de diligenciar la solicitud de la TRA, tener a mano todos los documentos requeridos y estar atento al correo electrónico para recibir la notificación de la aprobación de la Tarjeta de Registro de Alojamiento.
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