Los Sistemas de gestión de propiedades (PMS) han transformado la forma de administrar las propiedades para alojamiento y consecuentemente la experiencia del huésped, facilitando la vida de los que trabajan con rentas de inmuebles.
Estos softwares han tenido un impacto significativo en el sector turístico, mejorando la eficiencia y la rentabilidad del mercado inmobiliario. Por eso, en este artículo te explicaremos qué es un PMS y para qué sirve.
¿Qué significan las siglas PMS?
Para profundizar más sobre qué es un PMS y para qué sirve, es importante saber lo que significan esas siglas, que en inglés sería Property Management System o Sistema de Gestión de Propiedades. Un PMS es una herramienta tecnológica clave para la administración eficiente de un alojamiento turístico.
Este software facilita la gestión integral de todas las operaciones diarias de una propiedad, desde la reserva de habitaciones y la facturación hasta la administración de inventarios y el control de la ocupación.
Para los propietarios que rentan sus propiedades de manera temporal, un PMS optimiza la operación, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Además, permite centralizar la información en una única plataforma, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos actualizados y precisos.
¿Qué es un sistema de información hotelera?
Un sistema de información hotelera es un conjunto de herramientas tecnológicas diseñadas para facilitar la gestión de un alojamiento turístico. Estos sistemas permiten a los propietarios y gestores de propiedades optimizar y automatizar diversos aspectos de la operación hotelera, como la gestión de reservas, la asignación de habitaciones, la facturación y la atención al cliente.
Este tipo de sistemas también incluye funcionalidades para el control de inventarios, la gestión de tarifas y la integración con canales de distribución como OTAs (Agencias de Viajes Online) y motores de reservas propios. La implementación de un sistema de información hotelera es esencial para mantener un control eficiente de las operaciones y mejorar la experiencia del huésped, lo que a su vez se traduce en un aumento de las reservas y mayor rentabilidad.
¿Qué tipos de softwares se utilizan para la administración de un hotel?
En la administración de un alojamiento turístico, se utilizan diversos tipos de software que cumplen funciones específicas y complementarias. Entre los más comunes se encuentran:
1. PMS (Property Management System)
Como mencionado anteriormente, el PMS es el corazón de la operación de un hotel o alojamiento turístico. Este sistema gestiona las reservas, la ocupación, la facturación y otras operaciones clave del día a día. Permite centralizar todas las actividades en una plataforma única, lo que mejora la eficiencia y la precisión.
2. Channel Manager
El Channel Manager es un software que permite a los propietarios de alojamientos turísticos gestionar la distribución de habitaciones a través de múltiples canales de venta, como las OTAs (Online Travel Agencies) y su propio sitio web. Este sistema sincroniza la disponibilidad y los precios en tiempo real, evitando sobreventas y optimizando la ocupación.
3. CRM (Customer Relationship Management)
El CRM es un sistema que ayuda a gestionar las relaciones con los huéspedes. Este software recopila y analiza datos sobre los huéspedes, lo que permite personalizar la experiencia del cliente, realizar campañas de marketing dirigidas y mejorar la fidelización. Un CRM bien implementado puede ser clave para aumentar la satisfacción del cliente y las reservas recurrentes.
4. Revenue Management System (RMS)
El RMS es un software especializado en la optimización de precios y la maximización de ingresos. Utiliza algoritmos avanzados para analizar datos de ocupación, demanda, y competencia y sugiere las mejores tarifas para maximizar la rentabilidad. Este tipo de sistema es esencial para los propietarios que buscan una estrategia de precios dinámica y competitiva.
5. Software de Contabilidad
El software de contabilidad es crucial para llevar un control financiero preciso de la operación. Este tipo de software permite gestionar las cuentas por cobrar y pagar, realizar informes financieros y asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Integrarlo con otros sistemas, como el PMS y el CRM, permite una visión financiera más completa y detallada.
6. Gestor de Reputación Online
El gestor de reputación online es un software que monitorea las opiniones y reseñas de los huéspedes en plataformas como TripAdvisor, Google… Ayuda a los propietarios a gestionar y responder las reseñas, lo que es crucial para mantener una buena reputación online y atraer más reservas.
PMS vs. Channel Manager ¿Cómo se diferencia?
Un Channel Manager se encarga de la distribución de tu propiedad en diferentes canales de venta online como Airbnb, Booking.com, Despegar, Expedia, etc. permitiendo:
- Sincronizar tu calendario.
- Actualizar tarifas y disponibilidad.
- Establecer reglas y restricciones.
- Monitorizar el rendimiento de tus anuncios.
Por otro lado, un PMS para hospedajes te permite gestionar las operaciones diarias de tus alojamientos, tales como:
- Reservas y facturación.
- Comunicación con los huéspedes.
- Limpieza y mantenimiento.
- Generación de informes.
Es importante destacar que un sistema de administración de propiedades se encaja perfectamente con un Channel Manager, ambos son necesarios para automatizar y facilitar tus actividades como administrador de propiedades.
Funciones principales de un PMS
Para entender qué es un PMS y para qué sirve, es fundamental conocer sus funciones y como explicado anteriormente, los PMS o sistemas de propiedades te ayudan a simplificar procesos administrativos.
Esto se logra a través de las siguientes funcionalidades:
- Reservas: Permite gestionar las reservas de forma centralizada, desde la recepción de solicitudes hasta la confirmación y el seguimiento.
- Check-in/Check-out: Agiliza el proceso de check-in y check-out de los huéspedes, con la posibilidad de realizar pagos y mucho más.
- Gestión de tarifas: Permite establecer tarifas flexibles para diferentes tipos de propiedades, temporadas y canales de venta.
- Facturación: Genera facturas detalladas y automatiza el proceso de cobro.
- Informes: Ofrece informes y análisis completos sobre el rendimiento de tu empresa, la ocupación, las tarifas y los ingresos.
- Mantenimiento: Facilita la gestión del mantenimiento de las instalaciones y la atención a los clientes.
- Integraciones: Se integra con otros sistemas como Airbnb, Booking, Despegar, motores de reservas, sistemas de pago y softwares de contabilidad.
Esta última integración es de suma importancia, ya que, al conectarse con plataformas como Stays, es mucho más fácil gestionar todas tus propiedades desde un único lugar.
Beneficios de usar un PMS
En líneas generales, este tipo de softwares están diseñados para causar un impacto positivo en la industria de la hostelería y en quienes trabajan para ella. Por eso, si los sabes usar correctamente, serán una herramienta estratégica para el buen rendimiento de tu empresa.
A continuación, te explicamos algunas de las ventajas de usar un PMS:
Mayor eficiencia
Según la AHLA (American Hotel and Lodging Association), estos sistemas pueden reducir hasta 20 horas semanales las tareas administrativas, esa disminución permite al personal enfocarse en ofrecer una atención más personalizada a los huéspedes, impulsando así una mayor satisfacción y lealtad del cliente.
Por otro lado, la automatización libera al personal de tareas repetitivas como gestión de reservas o confirmaciones por correo electrónico. Incluso, facilita la comunicación interna, conectando departamentos clave y mejorando la coordinación y el flujo de trabajo en la propiedad.
Mejora la organización
Un PMS también es esencial para mejorar la organización de un negocio de alojamiento. Al centralizar toda la información crucial, como reservas, tarifas, disponibilidad y datos de los huéspedes, en una única plataforma, un PMS permite a los propietarios y gestores tener un control total sobre sus operaciones diarias.
Comprender qué es un PMS y para qué sirve revela cómo este sistema simplifica la administración al proporcionar un acceso rápido y eficiente a toda la información necesaria para gestionar un alojamiento turístico.
El seguimiento de las reservas se vuelve mucho más organizado y preciso, desde el momento en que se realiza la solicitud hasta la llegada del huésped. Este control exhaustivo minimiza errores, reduce la posibilidad de overbooking y asegura que cada detalle esté bajo control.
Aumenta la rentabilidad
Los sistemas de gestión de propiedades ofrecen una optimización de la gestión de tarifas al permitir la configuración de tarifas flexibles para diversas propiedades, temporadas y canales de venta. Esto se traduce en una maximización de los ingresos por habitación disponible (RevPAR).
Además, mejora la tasa de ocupación al posibilitar la renta de habitaciones a través de múltiples canales, incluyendo el sitio web del hotel, canales de distribución online y agencias de viajes, lo que contribuye a un aumento en la ocupación y los ingresos generales.
Mejora la experiencia del huésped
Posibilita un servicio más personalizado al proporcionar información detallada sobre las preferencias de los huéspedes, permitiendo así adaptar la experiencia a sus necesidades. Por ejemplo, el número de personas que van a llegar y los datos personales de estas.
La herramienta permite que puedas comunicarte desde un único lugar con tus clientes, mejorando así la atención al cliente al centralizar toda la información relevante del huésped y permitiendo a los empleados acceder rápidamente a datos importantes para ofrecer un servicio más personalizado y eficiente.
Información para la toma de decisiones
Los informes y análisis proporcionados por el PMS son fundamentales para la toma de decisiones estratégicas en la gestión del negocio, incluyendo aspectos como la fijación de precios, la asignación de recursos en marketing y la planificación de la expansión.
Además, identifica tendencias clave en el mercado, como la demanda de diferentes tipos de habitaciones o la eficacia de ciertos canales de distribución, ofreciendo así una visión clara para ajustar tu estrategia comercial de manera efectiva.
Diferencias entre un PMS hotelero y un PMS para hospedajes
Para entender mejor qué es un PMS y para qué sirve, vamos a distinguir dos categorías principales: los PMS hoteleros y los PMS para hospedajes en general.
Por un lado, los PMS hoteleros están especialmente diseñados para satisfacer las necesidades específicas de los hoteles, ofreciendo funcionalidades como la gestión de reservas, tarifas y servicios de limpieza, además, suelen integrarse con otros sistemas, lo que puede incrementar su costo.
En contrapartida, los sistemas de gestión para hospedajes ofrecen una mayor flexibilidad, adaptándose a diversos tipos de alojamientos y siendo más económicos en comparación con los PMS hoteleros, aunque siguen proporcionando funciones básicas de gestión de reservas y tarifas.
Por eso, en este caso, los PMS para hospedajes ofrecen beneficios más significativos para los administradores de propiedades, como un mayor control y una comunicación mejorada con los huéspedes y la automatización de tareas, lo que resulta en una mejora de la eficiencia operativa de tu equipo.
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¿Qué debes considerar para elegir un PMS?
Actualmente, existen muchos tipos de herramientas en el mercado, por ello, puede resultar complicado entender cuál es la ideal para nuestra empresa. A continuación tienes una lista sobre algunos de los puntos más importantes para realizar una buena gestión de tu negocio:
- Comunicación con huéspedes por correo electrónico, SMS o chat, enviar mensajes automáticos de confirmación de reserva o check-in, etc.
- Generación de informes detallados sobre tu empresa como la ocupación.
- Integración con otros sistemas que uses, como un channel manager, un motor de reservas, un CRM, etc.
- Diseño intuitivo y fácil de usar para que tu equipo pueda aprender a utilizarlo rápidamente.
- Interfaz sencilla, bien organizada y que ofrezca soporte técnico de calidad.
- Seguridad que proteja los datos de tus huéspedes, como sus nombres, direcciones de correo electrónico, números de tarjeta de crédito, etc.
También es importante que conozcas la realidad de tu empresa. Algunos aspectos que debes saber son:
- Tamaño de tu propiedad: Si tienes un alojamiento pequeño con pocas habitaciones, es posible que puedas gestionarlo sin un PMS. Sin embargo, a medida que tu negocio crezca, un PMS se volverá cada vez más necesario.
- Presupuesto: Los PMS tienen diferentes precios. Asegúrate de que el costo del PMS se ajuste al momento en el que estás.
- Crecimiento futuro: Considera tus planes de expansión. Si planeas adquirir más propiedades o aumentar la capacidad de las existentes, asegúrate de que el PMS que elijas sea escalable.
¿Vale la pena invertir en un PMS?
En general, sí vale la pena invertir en un PMS para tu empresa, sobre todo si tienes varias propiedades o quieres llevar a otro nivel tu negocio. Aquí te contamos las ventajas de usar un PMS y como puede traer un retorno positivo :
- Al automatizar tareas repetitivas, liberas hasta un 40% del tiempo del personal para que se concentre en tareas estratégicas y en la experiencia del cliente.
- Reduce errores en reservas, disponibilidad y facturación en un 90%, minimizando costos por overbookings, cancelaciones y errores de cobro.
- Optimiza los precios, aumentando las reservas directas en un 20% y las reservas repetidas en un 15%, gracias a la gestión inteligente de tarifas y la fidelización de clientes.
- Reduce costos operativos en un 10%, al disminuir el tiempo dedicado a tareas administrativas y los gastos en personal.
- El ROI (retorno de la inversión) en un PMS puede ser significativo, con un retorno de hasta 5 veces de la inversión en un plazo de 2 años.
El futuro de los PMS: ¿Cuáles son las próximas tendencias?
El crecimiento tecnológico también está influyendo en el mercado de hospedajes y qué es un PMS y para qué sirve no es lo mismo que hace algún tiempo. Los sistemas de gestión de propiedades están evolucionando rápidamente para adaptarse a las nuevas necesidades de la industria turística.
Algunas tendencias clave que marcarán el futuro de las PMS son:
- Datos en la nube: El uso de los PMS en la nube continúa creciendo y su adopción se acelerará aún más. Estos sistemas ofrecen flexibilidad, escalabilidad y seguridad, permitiendo a los propietarios acceder y gestionar sus operaciones desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
- Inteligencia artificial (IA): La IA se está integrando profundamente en los PMS, no solo para automatizar tareas repetitivas, sino también para personalizar la experiencia del huésped, gestionar precios dinámicos y realizar análisis predictivos avanzados.
- Big Data: El análisis de Big Data se está volviendo esencial para los propietarios de alojamientos que buscan tomar decisiones estratégicas. La capacidad de analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real permite ajustar estrategias de marketing, optimizar precios, mejorar la eficiencia operativa y maximizar los ingresos.
- Internet de las cosas (IoT): La integración de dispositivos IoT en los PMS sigue avanzando, permitiendo una automatización sin precedentes en la gestión de las propiedades. Desde el control de la temperatura y la iluminación hasta la gestión del acceso a las habitaciones, los dispositivos IoT mejoran la eficiencia operativa y la experiencia del huésped.
- Realidad virtual y aumentada: El uso de la realidad virtual (VR) y la realidad aumentada (AR) está ampliándose en el sector turístico. Estas tecnologías permiten a los huéspedes realizar recorridos virtuales por las propiedades antes de hacer una reserva, lo que facilita una mejor toma de decisiones y reduce las sorpresas desagradables.
- Open API y ecosistemas de integración: El enfoque hacia APIs abiertas en los PMS está creciendo, facilitando la integración con una amplia gama de sistemas y aplicaciones externas. Esto incluye channel managers, motores de reservas, sistemas de pago y otras herramientas de gestión hotelera.
- Personalización y experiencia del cliente: La personalización sigue siendo un foco clave y los PMS están desarrollando nuevas funcionalidades que permiten adaptar tanto la interfaz del sistema como las ofertas y servicios dirigidos a los huéspedes. La capacidad de personalizar cada aspecto de la estancia, desde la elección de habitaciones hasta los servicios complementarios, mejora la satisfacción del cliente y fomenta la lealtad.
- Sostenibilidad y gestión eficiente de recursos: Con la creciente preocupación por el medio ambiente, los PMS están integrando funcionalidades que permiten a los hoteles y alojamientos reducir su huella ecológica. Esto incluye la gestión inteligente de energía y recursos, optimización de la eficiencia energética y optimización del uso de agua y residuos.
- Ciberseguridad: Con el aumento de la digitalización en el turismo, la ciberseguridad se ha convertido en una prioridad. Los PMS están implementando protocolos de seguridad más robustos para proteger los datos sensibles de los huéspedes y las transacciones financieras. La inversión en ciberseguridad es crucial para mantener la confianza de los clientes y cumplir con las normativas globales de protección de datos.
¿Ya tienes un PMS? Sácale mejor provecho con Stays
Como pudiste ver, un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) es una herramienta fundamental para la eficiencia y rentabilidad de cualquier negocio de alojamiento. Desde la automatización de tareas hasta la mejora de la experiencia del huésped y la toma de decisiones estratégicas, un PMS ofrece una amplia gama de beneficios.
Sin embargo, para aprovechar al máximo todas estas ventajas, es crucial elegir la plataforma adecuada.
En este sentido, Stays se destaca como una solución integral que no solo simplifica la gestión diaria, sino que también impulsa las reservas y mejora la satisfacción del cliente.
Con sus características avanzadas y herramientas de análisis, Stays es el socio perfecto para ahorrarte tiempo y optimizar tu negocio.
Agenda una demostración hoy mismo y descubre cómo Stays puede transformar tu operación y aumentar tu éxito en el mercado de rentas vacacionales.
Ya sabes, esperamos que este contenido te haya sido útil y para saber más sobre cómo optimizar tu negocio, accede a nuestro blog y no te pierdas el próximo artículo.
