Los Sistemas de gestión de la propiedad (PMS) han transformado la forma en que se gestionan las propiedades de alojamiento y se ofrece la experiencia del huésped, facilitando el oficio de los que trabajan con rentas vacacionales.
Estos softwares han tenido un impacto significativo en el sector turístico, mejorando la eficiencia y la rentabilidad del mercado inmobiliario.
Por eso, en este artículo te explicaremos qué es un PMS, o por sus siglas en inglés Property Management System, y porque son relevantes para ti como administrador de propiedades vacacionales.
¿Qué es un PMS (Sistema de gestión de la propiedad) para hospedajes?
Un PMS o Sistema de gestión de la propiedad es un software diseñado específicamente para la industria hotelera y de alquileres vacacionales. Este software ayuda a los propietarios y administradores como tú a automatizar y optimizar las operaciones diarias de sus propiedades.
Un ejemplo de este tipo de herramientas es Stays, que si bien no encaja al 100% en la definición al tratarse de un channel manager, si cuenta con varias de las funciones que encuentras en un sistema de gestión de hospedajes.
PMS vs. Channel Manager ¿Cómo se diferencia?
Un Channel Manager se encarga de la distribución de tu propiedad en diferentes canales de venta online como Airbnb, Booking.com, Despegar, Expedia, etc. Permitiendo:
- Sincronizar tu calendario.
- Actualizar tarifas y disponibilidad.
- Establecer reglas y restricciones.
- Monitorizar el rendimiento de tus anuncios.
Por otro lado, un PMS para hospedajes te permite gestionar las operaciones diarias de tu alojamiento,tales como:
- Reservas y facturación.
- Comunicación con los huéspedes.
- Limpieza y mantenimiento.
- Generación de informes.
Es importante destacar que un sistema de administración de propiedades se complementa perfectamente con un Channel Manager, ambos son necesarios para automatizar y facilitar tus actividades como administrador de propiedades.
Funciones principales de un PMS para apartamentos turísticos:
Como lo explicamos anteriormente, estos PMS o sistemas de propiedades te ayudan a simplificar procesos administrativos.
Esto se logra a través de las siguientes funcionalidades:
- Reservas: Permite gestionar las reservas de forma centralizada, desde la recepción de solicitudes hasta la confirmación y el seguimiento.
- Check-in/Check-out: Agiliza el proceso de check-in y check-out de los huéspedes, con la posibilidad de realizar pagos y mucho más.
- Gestión de tarifas: Permite establecer tarifas flexibles para diferentes tipos de propiedades, temporadas y canales de venta.
- Facturación: Genera facturas detalladas y automatiza el proceso de cobro.
- Informes: Ofrece informes y análisis completos sobre el rendimiento de tu empresa, la ocupación, las tarifas y los ingresos.
- Mantenimiento: Facilita la gestión del mantenimiento de las instalaciones y la atención a las necesidades de los huéspedes.
- Integraciones: Se integra con otros sistemas como Airbnb, Booking, Despegar, motores de reservas, sistemas de pago y software de contabilidad.
Esta última integración es de suma importancia, ya que, al conectarse con plataformas como Stays, es mucho más fácil gestionar todas tus propiedades desde un único lugar.
Beneficios de usar un PMS
En líneas generales, este tipo de softwares están diseñados para causar un impacto positivo en la industria de la hospitalidad y en quienes trabajan en ella. Por eso, si la sabes usar correctamente, es una herramienta estratégica para el buen rendimiento de tu empresa.
A continuación, te comentamos algunas de las ventajas de usar un PMS:
Mayor eficiencia
Según la AHLA (American Hotel and Lodging Association), estos sistemas pueden reducir hasta 20 horas semanales las tareas administrativas; La disminución permite al personal enfocarse en brindar una atención más personalizada a los huéspedes, impulsando así una mayor satisfacción y lealtad del cliente.
Por otro lado, la automatización libera al personal de tareas repetitivas como gestión de reservas, confirmaciones por correo electrónico y facturación.
Incluso, facilita la comunicación interna, conectando departamentos clave y mejorando la coordinación y el flujo de trabajo en la propiedad.
Mejora la organización
Esta tecnología desempeña un papel fundamental al centralizar toda la información relevante para la gestión del negocio en un solo lugar, incluyendo reservas, tarifas, disponibilidad, datos de los huéspedes e historial de pagos.
Además, mejora el seguimiento de las reservas al permitir un monitoreo preciso desde la solicitud hasta la llegada del huésped, lo que contribuye a evitar errores y overbooking, mejorando así la eficiencia operativa del establecimiento.
Aumenta la rentabilidad
Los sistemas de propiedades ofrecen una optimización de la gestión de tarifas al permitir la configuración de tarifas flexibles para diversas propiedades, temporadas y canales de venta. Esto se traduce en una maximización de los ingresos por habitación disponible (RevPAR).
Aunado a esto, mejora la tasa ocupación al posibilitar la venta de habitaciones a través de múltiples canales, incluyendo el sitio web del hotel, canales de distribución online y agencias de viajes, lo que contribuye a un aumento en la ocupación y los ingresos generales del establecimiento.
Mejora la experiencia del huésped
Posibilita un servicio más personalizado al proporcionar información detallada sobre las preferencias de los huéspedes, permitiendo así adaptar la experiencia a sus necesidades. Por ejemplo, el número de personas que van a llegar y los datos personales de estas.
La herramienta permite que puedas comunicarte desde un único lugar con tus clientes, así ellos usen otros canales como Whatsapp, lo que impacta en ofrecer una mejor atención al cliente al centralizar toda la información relevante del huésped y en permitir a los empleados acceder rápidamente a datos importantes para ofrecer un servicio más personalizado y eficiente.
Información para la toma de decisiones
Los informes y análisis proporcionados por el PMS son fundamentales para la toma de decisiones estratégicas en la gestión del negocio, incluyendo aspectos como la fijación de precios, la asignación de recursos en marketing y la planificación de la expansión.
Además, identifica tendencias clave en el mercado, como la demanda de diferentes tipos de habitaciones o la eficacia de ciertos canales de distribución, brindando así una visión clara para ajustar tu estrategia comercial de manera efectiva.
No hay duda alguna, el uso de Property Management System puede mejorar significativamente la competitividad del negocio y aumentar la diferenciación frente a la competencia.
Diferencias entre un PMS hotelero y un PMS para hospedajes
Dentro del ámbito de los sistemas de gestión de la propiedad (PMS), se distinguen dos categorías principales: los PMS hoteleros y los PMS para hospedajes en general.
Por un lado, los PMS hoteleros están especialmente diseñados para satisfacer las necesidades específicas de los hoteles, ofreciendo funcionalidades como la gestión de reservas, tarifas y servicios de limpieza, y suelen integrarse con otros sistemas, lo que puede incrementar su costo.
Al contrario, los sistemas de gestión para hospedajes ofrecen una mayor flexibilidad, adaptándose a diversos tipos de alojamientos y siendo más económicos en comparación con los PMS hoteleros, aunque siguen proporcionando funciones básicas de gestión de reservas y tarifas.
Por eso, en este caso, los PMS para hospedajes ofrecen beneficios más significativos para los administradores de propiedades, como un mayor control para propietarios y administradores, una comunicación mejorada con los huéspedes y la automatización de tareas, lo que resulta en una mejora de la eficiencia operativa de tu equipo.
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¿Qué debes considerar para elegir un PMS?
Actualmente, existen muchos tipos de herramientas de PMS en el mercado, por ello, puede resultar complicado entender cuál es la ideal para nuestra empresa.
En este orden de ideas algunas características que no pueden faltar en tu sistema de gestión de propiedad son:
- Comunicación con huéspedes por correo electrónico, SMS o chat, enviar mensajes automáticos de confirmación de reserva o check-in, etc.
- Generación de informes detallados sobre tu empresa, como ocupación.
- Integración con otros sistemas que uses, como un channel manager, un motor de reservas, un CRM, etc.
- Diseño intuitivo y fácil de usar para que tu equipo pueda aprender a utilizarlo rápidamente.
- Interfaz sencilla, bien organizada, y que ofrezca soporte técnico de calidad.
- Seguridad que proteja los datos de tus huéspedes, como sus nombres, direcciones de correo electrónico, números de tarjeta de crédito, etc.
También, es importante que conozcas la realidad de tu empresa. Allgunos aspectos que puedes estudiar son:
- Tamaño de tu propiedad: Si tienes un alojamiento pequeño con pocas habitaciones, es posible que puedas gestionarlo sin un PMS. Sin embargo, a medida que tu negocio crezca, un PMS se volverá cada vez más necesario.
- Presupuesto: Los PMS tienen diferentes precios. Asegúrate de que el costo del PMS se ajuste a tu momento financiero.
¿Vale la pena invertir en un PMS?
En general, sí vale la pena invertir en un PMS para tu empresa, sobre todo si tienes varias propiedades o quieres llevar a otro nivel toda tu gestión. Aquí te contamos las ventajas de usar un PMS y como puede traer un retorno positivo :
- Al automatizar tareas repetitivas, libera hasta un 40% del tiempo del personal para que se concentre en tareas estratégicas y en la experiencia del cliente.
- Reduce errores en reservas, disponibilidad y facturación en un 90%, minimizando costos por overbookings, cancelaciones y errores de cobro.
- Optimizar la fijación de precios, aumentando las reservas directas en un 20% y las reservas repetidas en un 15%, gracias a la gestión inteligente de tarifas y la fidelización de clientes.
- Reducen costos operativos en un 10%, al disminuir el tiempo dedicado a tareas administrativas y los gastos en personal.
- El ROI (retorno de la inversión) en un PMS puede ser significativo, con un retorno de hasta 5 veces la inversión en un plazo de 2 años.
El futuro de las PMS: ¿Cuáles son las próximas tendencias?
El crecimiento tecnológico también está influyendo en el mercado de hospedajes. Es por eso que los sistemas de gestión de propiedades están evolucionando rápidamente para adaptarse a las nuevas necesidades de la industria turística.
Algunas tendencias clave que marcarán el futuro de las PMS son:
- Datos en la nube: Las PMS en la nube serán cada vez más populares, ya que ofrecen mayor flexibilidad, escalabilidad, seguridad y accesibilidad desde cualquier dispositivo.
- Inteligencia artificial (IA): La IA se utilizará para automatizar tareas, personalizar la experiencia del cliente, optimizar la gestión de precios y realizar análisis predictivos.
- Big Data: El análisis de grandes volúmenes de datos permitirá a los hoteles tomar decisiones más inteligentes sobre marketing, precios, operaciones y gestión de ingresos.
- Internet de las cosas (IoT): Los dispositivos IoT se integrarán con las PMS para automatizar tareas como el control de la temperatura, la iluminación y el acceso a las habitaciones.
- Realidad virtual y aumentada: La realidad virtual y aumentada se utilizarán para ofrecer experiencias personalizadas a los huéspedes y mostrarles las propiedades antes de reservar.
- Open API: Las PMS tendrán APIs abiertas que permitirán la integración con otros sistemas y aplicaciones, como los channel managers, los motores de reservas y los sistemas de pago.
- Personalización: Las PMS ofrecerán una mayor flexibilidad para personalizar la experiencia del cliente, desde la configuración de la interfaz hasta la creación de ofertas personalizadas.
- Sostenibilidad: Las PMS se integrarán con sistemas de gestión de energía y recursos para ayudar a los hoteles a reducir su huella ambiental.
¿Ya tienes un PMS? Sácale mejor provecho con Stays
Como pudiste ver, un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) es una herramienta fundamental para la eficiencia y rentabilidad de cualquier negocio de alojamiento. Desde la automatización de tareas hasta la mejora de la experiencia del huésped y la toma de decisiones estratégicas, un PMS ofrece una amplia gama de beneficios.
Sin embargo, para aprovechar al máximo todas estas ventajas, es crucial elegir la plataforma adecuada.
En este sentido, Stays se destaca como una solución integral que no solo simplifica la gestión diaria, sino que también impulsa las reservas y mejora la satisfacción del cliente.
Con sus características avanzadas y herramientas de análisis, Stays es el socio perfecto para ahorrarte tiempo y obtener más reservas..
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