A organização de atividades dentro de uma empresa define a qualidade dos serviços prestados. Afinal, tudo o que o cliente recebe é um reflexo da capacidade interna para fazer boas entregas. E, nesse aspecto, a gestão de tarefas pode fazer toda a diferença.
No dia a dia, o gerenciamento de tarefas garante que a sua empresa cumpra prazos e objetivos de atividades rotineiras. Em paralelo, também possibilita o desenvolvimento de novos projetos. Ou seja, tem tudo a ver com eficiência operacional e produtividade.
Mas, como já sabemos, a prática não é tão simples quanto a teoria. São múltiplas tarefas para organizar ao mesmo tempo, incluindo demandas de última hora. É aí que entra a importância de um sistema de gestão de tarefas, que permite a automatização de processos e a gestão de equipe.
Quer saber por onde começar e qual ferramenta de gestão de tarefas pode ajudar a sua empresa de aluguel por temporada? É só seguir a leitura deste artigo!
O que é gestão de tarefas?
A gestão de tarefas possibilita o controle de todas as ações e dos processos necessários para que uma empresa consiga realizar suas metas. São diversas etapas, que começam pelo planejamento de tarefas e seguem um fluxo organizado até a entrega final.
Basicamente, é possível aplicar métodos de gestão de atividades em qualquer negócio ou projeto – e até mesmo na vida pessoal. Essa prática auxilia a priorização de tarefas, definição de prazos, distribuição de funções e acompanhamento da execução.
Quais são os efeitos de uma boa gestão de atividades?
Com uma organização de tarefas eficaz, em pouco tempo você vai sentir os benefícios na sua empresa – que já começam pelo clima de trabalho da equipe, que tende a ficar mais tranquilo. Veja a seguir as vantagens de uma gestão de tarefas bem-feita!
Produtividade
A gestão de tarefas é uma das melhores ferramentas de produtividade. E o motivo é simples: existe clareza do que precisa ser feito, quem são os responsáveis e qual prazo deve ser cumprido.
No cenário oposto, em que não há controle de tarefas, é muito provável que a equipe se sinta confusa e desorganizada – o que interfere de forma direta e negativa na gestão do tempo de trabalho.
Priorização
Uma das primeiras etapas da gestão de tarefas é a priorização, o que garante atenção adequada para atividades de alta prioridade, que são relevantes estrategicamente ou precisam ser executadas em um prazo limitado.
Ao mesmo tempo, mesmo tarefas de baixa prioridade não deixam de ser feitas. Nada escapa ao controle, principalmente quando há apoio de um software de gestão de tarefas.
Comunicação
Os fluxos de trabalho estabelecidos com a gestão de tarefas reduzem os ruídos de comunicação na sua equipe. As informações chegam aos profissionais certos, de forma precisa e com a antecedência necessária para que o prazo possa ser respeitado.
Além de garantir a entrega das atividades, essa comunicação organizada também evita conflitos e favorece a manutenção de relações de trabalho equilibradas e saudáveis.
Como administrar tarefas?
As atividades de gestão que são essenciais para administrar tarefas de forma efetiva têm como base um passo a passo simples e padronizado. Entenda o que você precisa fazer em cada etapa!
Faça um checklist de tarefas
Liste todas as tarefas que precisam ser realizadas em determinado período. Depois, categorize essas atividades de acordo com o nível de prioridade. Você pode ter em mente a classificação da Matriz de Eisenhower:
- Tarefa urgente (altíssima prioridade)
- Tarefa importante, mas não urgente (média a alta prioridade)
- Tarefa urgente, mas não importante (média a alta prioridade)
- Nem urgente, nem importante (baixa prioridade)
Estabeleça prazos
A partir da ordem de priorização, defina os prazos em que cada tarefa deve ser entregue. Nesta etapa, considere o tempo adequado para execução de cada parte da atividade, de modo que não sobrecarregue a equipe, nem comprometa a qualidade da entrega.
Delegue funções
Entenda qual é o escopo de ações de cada tarefa e delegue responsabilidades para as pessoas da sua equipe. Lembre-se de levar em conta os conhecimentos técnicos e a experiência de cada profissional no momento de fazer a distribuição.
Acompanhe a execução
Depois de delegar, você precisa acompanhar a evolução das tarefas. Como geralmente são realizadas diversas atividades ao mesmo tempo, o ideal é que você faça esse monitoramento com um software de gestão de tarefas.
Além de facilitar a visualização de todas as tarefas, esse tipo de ferramenta também possibilita a automação de avisos sobre novas demandas, disparo de e-mails e checklists de ações. Em alguns sistemas, também é possível acompanhar indicadores de desempenho.
Qual a melhor ferramenta para gerenciar tarefas?
Para escolher um aplicativo de gestão de tarefas, primeiramente você precisa compreender quais são as necessidades da sua empresa. Se o seu negócio está começando, e ainda não tem um volume grande de tarefas, talvez uma ferramenta gratuita seja suficiente.
Mas, caso sua intenção seja escalar a empresa, considere investir em um software especializado. As ferramentas gratuitas dispõem de recursos limitados e, além disso, são desenvolvidas para atender todos os tipos de negócios e não contemplam demandas específicas de cada setor.
Veja a seguir alguns apps de gestão de tarefas que oferecem versões gratuitas:
Ao entrar em cada site, você pode ter uma noção das funcionalidades e das limitações de cada sistema. Nas versões gratuitas, geralmente há restrição de número de usuários, dispositivos de acesso, quadros de tarefas, recursos visuais e armazenamento.
Já as versões pagas oferecem mais liberdade nesses aspectos, mas nem sempre contemplam as funcionalidades que você precisa para fazer uma gestão de tarefas coerente com o seu mercado de atuação. Nesse caso, os softwares especializados são mais completos e funcionais.
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Perguntas frequentes sobre gestão de tarefas
A gestão de tarefas possibilita o controle de ações e processos que uma empresa executa para alcançar suas metas. Essa prática auxilia na priorização de tarefas, definição de prazos, distribuição de funções e acompanhamento de entregas.
A gestão de tarefas envolve quatro etapas principais: listagem de tarefas e priorização, definição de prazos, delegação de funções para as pessoas envolvidas e acompanhamento da execução até a entrega final.
Existem ferramentas de gestão de projetos com versões gratuitas, como Asana e Trello, que podem ajudar empresas em estágio inicial. Para empresas em crescimento, com alta demanda de tarefas, o recomendado é buscar um software de gestão de tarefas específico para o setor de atuação do negócio.
