Por que usar um software para aluguel de temporada?

Que o mercado de aluguel de temporada apresenta sólido crescimento no Brasil, você já sabe. Especialmente nos últimos três anos, o crescimento intensificou, puxado por novos hábitos de consumo de quem viaja a negócios ou a lazer. A respeito do dinamismo da atividade, nós acreditamos que você também esteja vivenciando todos os benefícios. Porém, administrar as reservas feitas pelo próprio site ou em online travel agencies (OTAs), acolher hóspedes, receber pagamentos e organizar faxinas são tarefas massantes e diárias que exigem cuidado constante, bem como responder pedidos, cuidar da manutenção, pagar contas, atualizar calendários e preços, etc.Frente a tantas responsabilidades, torna-se imprescindível o uso de um software para aluguel de temporada por parte de administradores  e imobiliárias que desejam acompanhar o ritmo de crescimento da atividade e manter a qualidade do serviço ao mesmo tempo.

Crescer sempre é difícil, pois são muitos processos que devem ser adaptados a um novo ritmo. Porém,  preparar-se para essa maior demanda com antecedência  é um caminho seguro para garantir estabilidade nesse processo.

Abaixo, nós listamos três motivos que podem ajudá-lo na decisão por começar a usar um software para aluguel de temporada desde já. Veja:

1 – Poder de aumentar sua taxa de reservas

Quando se opta por um sistema que oferece diversas soluções em uma só plataforma, como é o caso do software da Stays, é possível focar estrategicamente em cada parte da gestão do negócio, pois você não vai estar correndo atrás do tempo para lembrar de executar todas a atividades. O aumento da taxa de reservas é um exemplo do que o uso desse tipo de tecnologia pode proporcionar. Não entendeu? Nós explicamos:

Channel manager: ferramenta capaz de gerenciar todo o processo e conectar o negócio a diversos sites de anúncios de imóveis. Essa diversificação de canais de distribuição das suas propriedades aumenta a chance de você ser visto pelo público-alvo. Isso garante também que você não dependa apenas de um site de anúncio de imóveis para fechar as diárias do mês. A gente explica mais detalhamento o que é Channel Manager neste post aqui, se você quiser entender mais a fundo.

Automações de e-mail: tarefas automatizadas permitem que você tenha tempo para gerir coisas mais importantes e ainda garantem que os potenciais hóspedes (e os hóspedes também) sejam atendidos com agilidade. A nossa ferramenta de automação de emails pode ser usada para a prospecção de hóspedes de forma ágil: envio de propostas personalizadas; envio de contratos de locação por temporada; envio de informações de boas-vindas para cada nova reserva no seu site ou em sites de terceiros, etc. Essas ações aumentam a probabilidade de fechar reservas pois agilizam o contato com potenciais clientes aproveitando o interesse momentâneo deles nas suas propriedades, e diminuindo a chance de perdê-los para concorrentes.

Inúmeros modelos de emails automaticamente personalizados e enviados pelo software Stays, ativados apenas com um clique.

Motor de reserva com site personalizado: depender apenas de OTAs não garante um negócio de sucesso sustentável. O ideal é ter também o seu próprio site, que gere reservas sem as altas taxas cobradas pelas OTAs. Essa reserva direta, como é chamada, também ajuda a sua empresa a criar laços diretos com os hóspedes, gerando fidelidade e indicações do seu serviço. Nosso software funciona em total sincronia com seu futuro site, produto que está incluso na contratação do software.

O site possui motor de reservas, recebimento de várias formas pagamento online, até cinco versões de idioma, chat online com visitantes, além de relatórios com estatísticas de marketing. Tudo isso sincronizado com todas as outras ferramentas do software. Ter seu próprio site, já otimizado para esse mercado, gera confiança na sua marca e garante que você tenha mais um canal para atrair hóspedes e aumentar sua taxa de reservas.

Modelo de site com motor de reservas, integrado com o software Stays e facilmente personalizável para seu negócio

Ao mesmo tempo em que são fundamentais para quem deseja crescer, desenvolver todas essas ações por conta própria, além de inviável em relação ao tempo hábil, pode sair caro. A probabilidade de o proprietário ou administrador de aluguel de temporada abraçarem o mundo e não darem conta de nada efetivamente bem, nesses casos, é elevada.

É claro que é possível contratar uma agência e diversas ferramentas para atuar em alguns processos, mas você pode se arrepender, pois nada garante que elas conversem entre si. Outras soluções, que costumam oferecer uma ou duas tarefas de todas aquelas listadas acima até existem, mas, são menos vantajosas por não serem pensadas exclusivamente para o aluguel de temporada e o pior: não conversam entre si. Por isso, a importância de optar por um sistema all-in-one de nicho, que reconhece as dores do mercado e, principalmente, sabe como curá-las ou pelo menos amenizá-las. Além de claro, você ter um suporte especializado nesse mercado e que conhece todas as fases de crescimento pelos quais você está passando e vai passar.

2 – Ganho em produtividade indiscutível

Atualmente, é impossível dissociar maior produtividade e automação de algumas tarefas – especialmente aquelas mais rotineiras, pouco complexas em se tratando de gestão e que tomam bastante o seu tempo e são essenciais ao negócio. Nesse sentido, quando você estiver procurando por um software para aluguel de temporada, atente para a capacidade que o sistema tem de gerir tarefas cotidianas, como check-in, check-out, gestão de faxinas e serviços de manutenção nos apartamentos ou casas. Uma vez que você consegue automatizar a gestão dessas tarefas, consegue se voltar para outros processos mais estratégicos, que podem impactar mais diretamente no faturamento e, melhor ainda, ampliar o seu alcance.

O PMS (property management system) da Stays tem calendários que servem para gerir todas essas etapas de forma bastante facilitada, porque ficam bem visíveis no dia-a-dia. Há a possibilidade de criar alertas também, para garantir que nenhuma tarefa operacional seja esquecida, causando complicações maiores que só vão tomar seu tempo. E para os funcionários responsáveis por essas operações, é possível criar acessos com visualização restrita para o calendário (o que é bastante importante à medida que se cresce enquanto empresa), para que as pessoas que trabalham com você consigam saber de suas responsabilidades diárias sem precisar conversar com a gestão o tempo todo.

Calendário central do software Stays, com gestão de check-in, check-ou, datas bloqueadas, faxinas e manutenções. 

Ainda em relação ao check-in, é válido lembrar que diversas outras ferramentas de um software para aluguel de temporada all-in-one  podem trazer produtividade para você e sua equipe:

• Atualizar tarifas, disponibilidade, imagens e texto dos seus anúncios em diversos sites de anúncio em um único lugar;
• Criar cupons promocionais;
• Acesso rápido a pagamentos feitos e pendentes, além de relatórios financeiros;
• Gerir as avaliações deixadas por visitantes;
• Automação de e-mails para novos hóspedes, facilitando que as informações úteis para garantir um check-in eficiente e sem problemas;
• Automatização da comunicação e prestação de contas com os proprietários dos imóveis;

Dashboard com dados de reserva atualizado automaticamente e menu de funcionalidades da Stays

3 – A organização facilitada da contabilidade com um software para aluguel de temporada

Sabemos que essa é uma função incômoda, mas reforçamos que é extremamente necessária: você deve olhar para as finanças do aluguel de suas propriedades, mesmo que ainda seja considerado um “pequeno”. Recentemente, nós produzimos um post sobre a declaração do imposto de renda no aluguel de temporada. Nessa e até em funções mais cotidianas, nós recomendamos o uso de tecnologia para não ter erro e, consequentemente, você não ser penalizado no médio e longo prazo.

Softwares para aluguel de temporada mais robustos como o da Stays têm módulos financeiros totalmente completos. Isso inclui ferramentas como:

• Livro contábil;
• Calculadora de câmbios;
• Contas a pagar;
• Pagamentos recebimentos
• Extranet para proprietários, voltada aos donos dos imóveis que você gere e que precisam controlar o repasse de pagamentos;
• Plano de contas, com categorização de todas as despesas e receitas usado na contabilidade para a geração de balanço;
• gerenciamento (ou importação) de extratos bancários e prestação de contas para os proprietários.

Com essas informações organizadas e atualizadas de maneira segura e ágil, o processo de cuidar das contas se torna bem menos complexo do que você imagina. E o melhor: você tem acesso constante a um overview da saúde financeira dos processos com um software para aluguel de temporada quando quiser. Nessa linha, conseguirá observar o que vai bem e o que vai mal e reagir rapidamente, dedicando seu tempo ao que realmente importa: pensar em ações específicas para cada um dos aspectos observados a partir de relatórios, de modo a garantir que seu negócio só cresça, sem perder a qualidade de serviço. Erros podem causar prejuízo: esse deve ser o seu mantra para um crescimento saudável no mercado de aluguel de temporada.

Você pode ver os planos para assinatura do software para aluguel de temporada Stays, para entender se ele é uma boa opção para seu negócio. Se ainda possui alguma dúvida, utilize o espaço abaixo para comentar ou fale diretamente conosco pelo nosso site. Será um prazer trocar uma ideia com quem também atua neste mercado.

Sven dos Santos

CEO & fundador da stays™