Uma boa comunicação pode fazer a diferença na reputação da sua empresa de aluguel por temporada. Mas essa é uma tarefa operacional que pode exigir muito tempo de dedicação diária, então é importante saber como otimizar o envio de mensagem para hóspedes.
Nesse aspecto, a tecnologia trabalha a favor dos gestores de imóveis por temporada. É possível programar o envio de mensagem automática para hóspedes de acordo com a necessidade, seja dentro das plataformas das OTAs ou pelo Whatsapp. Assim, você e sua equipe conseguem economizar muito tempo.
Mas atenção: é preciso associar a praticidade da automatização com uma linguagem atenciosa e profissional. Não dá para parecer que um robô escreve mensagens para os hóspedes.
Está em dúvida de como colocar essa comunicação em prática? Neste artigo, veja algumas orientações úteis na hora de escrever mensagens para hóspede e conheça a integração que a Stays oferece para facilitar o dia a dia da sua empresa!
Como criar uma boa comunicação com os hóspedes?
Antes de automatizar o envio das mensagens para hóspedes, você precisa criar uma padronização textual. Ou seja, escrever os textos que serão encaminhados para todos os clientes em determinados momentos da comunicação, seja para agradecer a reserva ou explicar o processo de check-in e check-out.
Nesse momento, você deve se atentar a alguns critérios que podem influenciar na percepção do hóspede sobre a qualidade da comunicação:
Gramática e ortografia
O primeiro ponto é o uso adequado das normas formais da língua portuguesa. Afinal, estamos falando de uma comunicação profissional e o hóspede não espera ver erros de escrita.
Tom de voz
Quanto mais personalizada a mensagem para hóspede de Airbnb, maior a chance de ser bem recebida. A inclusão do nome e das informações da estadia, por exemplo, é um tipo de personalização que pode ser programada na automação. Além disso, as mensagens devem ter um tom gentil e acolhedor, mostrando que o atendimento da sua empresa é humanizado.
Estrutura da mensagem
Prefira mensagens para hóspedes objetivas e escritas com frases na ordem direta. Esses detalhes facilitam a compreensão e evitam ruídos de comunicação.
Precisão no envio
Hoje em dia, a agilidade é um fator imprescindível na comunicação. Se você investir no envio de mensagem automática para hóspedes, vai garantir que as informações mais importantes sejam repassadas no tempo certo e diminuir o recebimento de perguntas repetitivas.
O que escrever para os hóspedes?
O que você vai escrever em uma mensagem para hóspede depende do objetivo da comunicação. Então, tenha em mente que você precisa criar textos específicos para cada situação. Explicamos a seguir quais são as mensagens mais comuns!
Mensagem de confirmação de reserva
Logo após a finalização da reserva, você já pode enviar uma mensagem agradecendo a confiança e adiantando que enviará as informações sobre check-in e localização do imóvel mais próximo ao início da estadia. Também deixe claro que a sua equipe está disponível para tirar qualquer dúvida.
Se considerar interessante, inclua na mensagem um link de acesso à política de cancelamento – o que não precisa ter muito destaque, mas faz parte de uma comunicação transparente com o hóspede.
Mensagem de boas-vindas para hóspedes
Essa é a mensagem enviada pouco antes do check-in, seja no dia anterior ou mesmo nas primeiras horas do dia previsto para chegada do hóspede. Deve conter instruções de localização, informações de acesso ao imóvel e de uso da acomodação, como a senha do Wi-Fi.
Lembre-se também de desejar uma boa estadia e informar os contatos que podem ser acionados caso o hóspede precise de algo. Inclusive, você pode deixar no imóvel uma carta de boas-vindas para os hóspedes junto a um mimo, caso prefira um contato mais íntimo.
Mensagem com dicas da região
Depois que o hóspede estiver instalado no imóvel, pode ser uma boa ideia enviar uma mensagem com dicas de restaurantes, supermercados e passeios para fazer na região. Para facilitar essa etapa, crie um manual do hóspede padrão, faça um design atraente e disponibilize o link de acesso por mensagem via Whatsapp ou e-mail.
Mensagem de instruções de saída
No dia anterior ao check-out, envie uma mensagem curta e focada nas orientações para saída do imóvel, como horário e local para depósito de chaves e controles de acesso. Faça o possível para deixar o processo prático para o hóspede.
Como agradecer a um hóspede?
Ao final do período de estadia, após o check-out, envie uma mensagem de agradecimento para os hóspedes. Esse é o momento de demonstrar gratidão pela confiança dos seus clientes, desejar que a experiência tenha sido agradável e fazer o convite para que retornem em novas oportunidades.
Depois de enviar a mensagem de despedida para os hóspedes e de concluir a inspeção do imóvel, deixe também uma avaliação pública na plataforma em que a reserva foi realizada. Caso o hóspede não faça o mesmo, você pode enviar uma mensagem de avaliação pós-estadia, com um lembrete amigável para que o cliente não se esqueça do comentário.
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Stays e New Byte: integração que automatiza mensagens para hóspedes
Se você já utiliza o software da Stays para gestão da sua empresa de aluguel de temporada, temos uma novidade: o envio de mensagem para os hóspedes vai ficar ainda mais fácil.
A integração da Stays com a New Byte, que você já pode ativar dentro do software, permitirá o envio de mensagens automáticas por WhatsApp – o que é especialmente útil para o processo de reservas diretas.
Aliás, esse é outro recurso que a New Byte vai integrar à Stays: a possibilidade de reservar imóveis diretamente pelo WhatsApp. Com o compartilhamento de informações entre as duas plataformas, cada nova reserva é automaticamente bloqueada no calendário unificado da Stays depois que o pagamento via WhatsApp é confirmado.
Para melhorar, o envio automatizado de mensagens também pode ser utilizado para comunicar a sua equipe sobre assuntos urgentes, como alterações nas reservas, bloqueios ou cancelamentos.
Com a integração da Stays e New Byte, você ganha:
- Mais agilidade e eficiência na comunicação;
- Economia de tempo com o envio manual de mensagens para hóspedes;
- Redução de ruídos internos e externos que podem causar problemas maiores;
- Novo canal de vendas para reservas diretas.
Tudo isso fica disponível junto às demais funcionalidades na Stays – para você fazer toda a gestão da sua empresa em um único lugar.
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Perguntas frequentes sobre mensagem para hóspedes
A mensagem de boas-vindas deve desejar ao hóspede uma boa experiência, trazer informações úteis sobre o uso da acomodação (como senha do Wi-Fi) e compartilhar os contatos disponíveis para atendimento ao hóspede em caso de imprevistos.
Existem diversas formas de surpreender os hóspedes, como deixar um presente e cartão de boas-vindas dentro do imóvel antes do check-in, disponibilizar desconto em algum estabelecimento parceiro ou enviar uma mensagem carinhosa de agradecimento após a estadia.
Você precisa usar uma ferramenta onde possa salvar as mensagens e programar os disparos. É possível fazer isso dentro de algumas plataformas, como o Airbnb, ou no software da Stays, que unifica todos os canais de comunicação.
Na avaliação pós-estadia, você pode destacar que o hóspede foi simpático e cuidadoso com o imóvel. Também é importante dizer que você o receberia de volta e indicaria para outros anfitriões.
